PMマガジン
「朝会やってます? ~1日のリズムをつくる~」

2015年01月号
  • 「朝会やってます? ~1日のリズムをつくる~」
    OCP−プロジェクトマネジャー(L5) 根来 昌司 

私事ですが今年地元の自治会で初めて役員を担当しています。10年に1度の持ち回りなのですが私は企画担当となり、秋の自治会企画として「ハロウィンパレード&焼きそばパーティ」を主催することになりました。始めてみるとこれが意外と大変!ある意味プロジェクト管理そのものでした。
参加予定者300人分の焼きそば食材と調理機器調達、パレード用の警察役所への道路公園使用手続き、ボランティアの協力依頼等々、てんてこ舞い状態で週末はほぼ「役員会議」と「臨時役員会議」で埋まっている始末です------。

皆さんは業務でどれだけの会議体に出席されていますか?
改めてスケジュールを眺めると、プロジェクト進捗会議、ステアリングコミッティー、業務課題検討会、開発/テストチーム日次進捗等、本当に多いですが、どの会議体もそれぞれに意義や目的があり、プロジェクトを円滑に進める為に必要な会議です。これらの中で私が重視しているものの1つが「朝会」(※)です。ここでは、朝会について考えたいと思います。

(※) アジャイル開発手法である「スクラム」で実践されているプラクティスの一つで、デーリー・スクラムやスタンドアップ・ミーティングともいう。
(参考)http://www.ogis-ri.co.jp/pickup/agile/index.html

昔は役職者の方の挨拶に始まり、全体連絡、あと誰かのスピーチを皆が聞いている、みたいなトップダウン形式の朝会(朝礼?)が多かった気がします。最近は自分の担当するプロジェクトがアジャイル開発の手法を取り入れていることもあり、全員参加の朝会ではなく10名程度の小規模チームに分割したボトムアップ形式の朝会を行っています。そんな中、私が朝会の運営で気を付けていることを紹介します。

【リズムをつくる】
毎日同じ時間に同じ場所、スタンドアップ形式で長くとも15分で終わるようにしています。また「おはようございます」で初めて「今日もよろしくお願いします」でしめます。1日の活動にリズム、テンポが生まれます。

【全員で共有する】
基本は各自が昨日やったこと、今日やること、課題や気になることを全員で共有します。問題の報告を歓迎し、人を非難しないことがルールです。プロジェクトの初期でメンバーが十分チームに馴染んでいない時期は、何もしゃべらない(しゃべれない)メンバーがいるかもしれません。こんなときは社員・パートナー問わず朝会の司会を持ち回り制にして積極性を引き出すなど、メンバーがチームにとけ込める工夫をすることが必要です。逆に朝会での議論が活発すぎて長引きそうなら朝会とは別の場を設けます。

【メンバーを見る】
毎日朝会をやっていると、なんとなく調子が悪そうとか、問題を抱えていそうなメンバーがわかるようになります。発言の内容だけでなく顔色やしぐさにも注目し、必要なら個別にフォローすることも大事だと思います。

次に、あるプロジェクトの振り返り会でメンバーから出た朝会についての意見です。

【良かった点】

  • 知識の共有が図れた
  • Know-Whoを朝会で作成でき、問題が出たときに解決先が分かるようになった
  • 情報共有の機会を明示的に設けることで、情報共有を習慣化できた
  • 1人で何日も問題を抱えることがなくなった(困っていたらチームでフォロー)
  • メンバーが顔合わせすることで、モチベーションUPに繋がった

【気をつけるべき点】

  • 朝会で問題解決までし始めて、時間が間延びしてしまった
  • 問題解決は別の場をセッティングし、朝会では解決するメンバーを集うだけにする

いかがでしょうか? 皆さんのチームの朝会はどんな雰囲気で、どんなことに気をつけていますか? 以上参考になれば幸いです。

さて冒頭の自治会企画は相当数の「役員会議」を重ねて準備したにも関わらず、当日はまさかの大雨!! ハロウィンパレードは中止せざるをえませんでした。仕方なくコンティンジェンシープランを発動。公民館の和室にハロウィンの装飾をし、仮装したまま調理室で焼きそば300人分を作ってパーティをしました。親睦も深まりこれはこれで成功だったのですが、負けず嫌いの私は10年後の持ち回り時も「雨に負けない」企画担当としてリベンジしたいと思います。

*本PMマガジンの内容は執筆者個人の見解に基づいており、株式会社オージス総研の見解を示すものではありません。

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