RFP作成コンサルティング

IT調達にあたり、適切なRFPを作成し、調達コストダウンを実現します

一般の調達業務と比べて、わかりにくくコストダウンができにくいと思われているITの調達ですが、昨今の技術の進化はコストダウンに非常に有効なものが多く、5年以上継続している契約については、セカンドオピニオンを入れる、サービスレベルを見直すなど調達プロセスを工夫するだけで調達コストを30%以上下げることができると言っても過言ではありません。

こんなお悩みありませんか?

お悩み例

  • ・ITは金食い虫だと、事あるたびに経営層から指摘を受けるが、妥当性を示すことができない。
  • ・現在の契約先とは、5年以上同じようなシステムで同じような契約なので、安心している反面、
    世間相場と比べてどうなのかというセカンドオピニオンが欲しい。
  • ・そもそも、提案依頼書なるものを書いたことがないし、書き方も書いた効果もわからず、調達業務自体が苦痛…

導入メリット

メリット例

  • ・適正な提案依頼で新技術の恩恵が期待でき、同時にコストダウンのメリットも得られます。
  • ・提案依頼書を作成することで自社の状況、強み、弱みがわかり、新システムでの業務をイメージできます。
    また、RFPを引き継ぐことで業務引継ぎがスムーズになります。
  • ・経営層、ステークホルダーにITコストが適正であることを定量的に説明できるようになります。

コンサルティング概要

「情報システム開発の流れ(抜粋)とRFP・SLA見本の関係」出典:特定非営利活動法人ITコーディネータ協会RFP・SLAドキュメント見本提供について

業務部門のニーズを確実に情報化につなげるRFP(情報システムの提案依頼書)作成は、情報システム部門の中核業務になってきています。 RFPには、業務に必要な機能要件、性能などの非機能要件、開発作業標準、稼動環境、移行要件、運用要件(SLA含む)、契約条件などを漏れなく記述する必要があり、かつ開発業者のより良い提案を妨げない工夫が必要です。また、RFPには記述しませんが、事前に選定基準を作っておくことが重要です。 RFPを毎回ゼロから作成するには大変な労力が必要です。作成作業を効率化するために、RFP標準を案件間で共通な部分と毎回異なる個別仕様部分に分けて策定します。 一方で、システムの品質、価格、納期の問題の原因はベンダー任せの要求仕様にあるといえます。オージス総研は、大阪ガスの情報化を担うユーザー系システム会社ですので、ハードウェアやソフトウェアに中立。お客様の立場に立ったRFPの作成支援、開発業者の選定に数多くの実績を積み重ねてまいりました。 オージス総研のRFP標準化・作成コンサルティングによって、IT調達における負の連鎖を断ち切ります。

参考資料ダウンロード(PDF)

導入の流れ

導入スケジュール例

RFP標準の雛形を提示して、効率的な標準策定を行ないます。

RFP目次(例)

RFPの目次はITC協会などで公開されていますが、雛形には目次のほかにRFP作成のガイドラインとお客様の既存システム、あるいは現在開発中のものをサンプルとして作成します。また業務要件の記述法(UMLビジネスモデリングなど)に関する教育も同時に行ない標準の定着に尽力します。

RFPを核にしたITガバナンスを獲得できます。

RFPを核にしたITマネジメントガバナンスの獲得

業務要件、システム要件、非機能要件を明確に定義してシステム開発を規定することは、まさにITガバナンスの基本です。図には理想的なEA、PMOと連携 したRFP標準を描いていますが、個別開発のRFP標準から手がけて順次EAやPMOを設置していくことも現実的なアプローチです。

要件定義プロセスを整備します。

要件定義プロセス概要(例)

RFP標準は要件定義プロセスの成果物です。したがってRFPの精度を高めるためには要件定義プロセスそのものの改革が必要です。「役割ごとの作業手順」、「成果物」、「プラクティス(要件定義のノウハウ)」、「要件定義成果物のサンプル」をお客様参画型で整備します。

ビジネスモデルからシステムモデルへシームレスに展開します。

ビジネスモデルからシステムモデルへの展開

オージスのRFPと要件定義はモデルベースによってビジネスからシステムへとシームレスに展開します。図にあるビジネスモデルを中心とする業務要件、新規のIT調達において前提とすべきシステム要件、ビジネス要求からくる非機能要件を、EA的な観点とUMLモデリング要素間の連携を通して整合性のある要件定義を行ないます。

ベンダー提案評価の視点により、主観的な決定を排除します。

提案書評価の視点例

RFPの作成とともに評価基準の整備が肝要。どのような提案が欲しいのか明確な意思決定が必要です。個別にその都度評価の重みを変更することは必要ですが、評価項目は標準化して、主観的で属人性の高い決定を排除いたします。

導入事例『C社様』

基幹システム更新コストの60%カット

■ 導入動機
基幹システム更新において、自社でA3用紙1枚にまとめてRFPを作成し、提案依頼したところ、提案粒度のばらつきが大きく、自社でそのばらつきを埋めることができず、一旦調達をあきらめた。
■ 導入プロセス
オージス総研オリジナルの調達プロセスとそれに付随する標準文書(RFP見本とその活用ガイドラインを含む)
■ 効果と今後
RFP作成(要は要件定義)を仕切り直して、3ヶ月かけて再実施。改めて、提案依頼を実施。結果、既存ベンダーからのRFIで得た想定予算の40%でシステムを調達した。 しかも安かろう悪かろうとならないためにオージス総研のPMO支援サービスを継続してご利用いただき、QCDを達成しての供用開始と相成った。
■ 顧客プロフィール
サービス業
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