ECM・文書管理ソリューション『Alfresco(アルフレスコ)』

シンプルに使え、パフォーマンス良く、拡張性に優れた統合コンテンツプラットフォーム

Alfrescoは、文書に限らず、メール、写真、動画など様々な情報を一元管理することが出来ます。
社内外でセキュリティを担保した上で、技術文書や個人情報などをやりとりしたり、
クラウドとオンプレミスで同期を取り、常に最新の情報をスマホから参照したりといった使い方が出来ます。
また、組織や事業などで分断されやすい情報を横断的に参照・活用することで、
作業効率の向上や多様化する消費者のニーズを満たす新しい製品・サービスの創造に寄与します。
世界212ヶ国、1,800社以上で利用されており、実に70億件もの文書やプロセスが管理されています。

ECM・文書管理ソリューション『Alfresco(アルフレスコ)』 特長

社内外から常に最新の情報にアクセス

Alfrescoを使うと、オンプレミス、クラウド、モバイルでデータを同期できます。
例えば、外出先からスマートフォンで更新した文書を社内の人が参照する、
社内の人が更新した文書をクラウド経由で取引先が参照する、といった使い方ができます。

それらのアクセスをセキュアに実現します。


特長1_社内外から常に最新の情報にアクセス

情報の保管・再活用を力強くサポート

文書を保管するときは、作成者やプロパティ情報も併せて記録することが出来ます。
また、保管するときに、自動でタグ付けすることも出来ます。
情報を参照する際は、先読み検索、全文検索できるので、曖昧な記憶でも検索しやすく、

検索結果が多い場合は、さらに検索条件を追加指定して絞り込むことも出来ます。


特長2_情報の保管・再利用を力強くサポート

拡張性が高い

Alfrescoは、オープンソースのJavaベースで構成されているため、拡張性が高い特長を持ちます。
WebDAV、CIFSなどのオープン規格に対応しており、馴染みのあるインターフェースのまま利用できたり、

他システムとの連携が容易だったり、といったメリットがございます。
また、ベンダーロックされないため、スイッチングコストを抑えた導入が可能です。


特長3_拡張性が高い

パフォーマンスが遅くなりにくい

ECM・文書管理ツールは日々利用するものであるため、パフォーマンスが速いことが非常に重要です。
Alfrescoは、ファイルサーバ形式とデータベース形式のハイブリッド型で情報を保管するので、

管理対象のファイルが増えてもパフォーマンスが遅くなりにくい特長があります。

 

特長4_パフォーマンスが遅くなりにくい

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ECM・文書管理ソリューション『Alfresco(アルフレスコ)』 機能

文書管理機能

機能カテゴリ

主な機能

バージョン管理

  • ・変更があれば自動的にバージョンが付与されるので、意識せずに版管理できます。
  • ・過去バージョンも参照できるため、誤った上書きによるやり直しは必要ありません。
  • ・どれが最新かわからないファイル名「○○_yyyymmdd」が増えることを防止できます。

アクセス管理

  • ・フォルダ、ファイル毎にセキュリティを設定できるため柔軟なアクセス制御が可能です。
  • ・組織/個人単位でアクセス権を付与できるため、組織改編、異動の負荷を抑制できます。

検索機能

  • ・先読み検索、全文検索できるため、記憶が曖昧でも目的の情報を探し出せます。
  • ・検索結果から作成者やサイズ等で絞込みができるため、検索時間を大幅に短縮できます。

オンライン編集

  • ・ファイルを直接編集できるため、ダウンロード→編集→アップロードの手順は不要です。

チェックイン
/チェックアウト

  • ・複数人で1ファイルを編集する場合、他の方が編集できないよう排他制御をかけることができます。

プレビュー

  • ・プレビューやサムネイル表示されるため、ファイルをわざわざ開かなくても、中身を推測できます。

カテゴリ/タグ管理

  • ・カテゴリ分けやタグ付けでき、情報の再活用を促進します。

ルール

  • ・コンテンツの追加、変更、削除のタイミングで特定の動作を自動化するルールを設定できます。
  • ・例えば、特定のフォルダにコンテンツが追加されたら、自動でタグ付けとメール通知を行えます。
  • ・オフィス文書が追加されたら、自動でPDF化することができます。

バーチャルフォルダ

  • ・検索条件に合致するデータのみを抽出したフォルダを仮想フォルダとして参照できます。
  • ・検索条件を設計書とすれば全プロジェクトの設計書を集約したフォルダを参照できます。

その他の機能

機能名

機能の内容

クラウド連携

  • ・オンプレミスとクラウド間で自動連携できるため、常に最新の情報を共有できます。

モバイル端末

  • ・外出先からでも、スマホ・タブレットでご利用いただけます。

コラボレーション

  • ・組織やプロジェクトごとにメンバーのみで共有できる領域を設けることができます。
  • ・カレンダーを共有したり、各自ダッシュボードをカスタマイズできたり、必要な情報を効率良く共有できます。

各種
インターフェース
サポート

  • ・WebDAV、CIFSなどのオープン規格に対応しており、馴染みのあるインターフェースのまま利用できます。
  • ・また、他システムとの連携が容易です。

アドオン・拡張機能

  • ・Javaベースのオープンソースなので、標準機能では足りないものは、容易に安価で開発できます。

ワークフロー

  • ・コンテンツを中心としたワークフローを組んで、資料の承認・閲覧が可能です。

 監査ログ

  • ・誰が、どんな操作を行ったかを監査ログに残せるため、内部統制の観点からも有用です。

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導入事例 A社 グループ会社や取引先との情報連携

A社では、グループ会社内や取引先との情報連携にAlfrescoを活用しています。

 

大規模プロジェクトとなると、関係者に都度、メールで情報連携するのは大変ですが、

Alfrescoを使えば、情報の投稿先によって、投稿の内容に合わせた関係者に

自動で一斉通知されるため、業務効率が大幅に向上します。
また、営業先や現場など外出先から社内の情報を参照したり、
セキュアな環境で工事会社と図面情報などを共有したりしています。

 

導入当初、連携するシステムは1つだけでしたが、容易に連携できるため、
現在は6つまで拡張しており、組織やプロジェクトの枠を超えた情報共有を実現しています。

Alfrescoという情報共有のプラットフォームがあることで、組織改編や異動があっても

情報が分断されることがないため、変化が求められるこの時代に適したツールです。


機能_導入事例

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