ECMとは?文書管理との違いと概要、必要性と導入メリットについて

ECMとは?文書管理システムとは何が違うのか

ECMとは「Enterprise Contents Management(エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント・システム)」のことです。企業や組織のなかのあらゆる場所で生み出され、拠点や部署、個人に点在しがちな、構造化されていないコンテンツを一元管理できます。もちろん「作成・発生→共有・活用→保管→保存→破棄」といったライフサイクルまで含めて把握できるので、業務効率や生産性の向上、リスクマネジメントにつながります。

管理できるものはWord、Excel、動画、画像、音声、メール、FAXといった一般的なファイルだけにとどまりません。設計ツールであるCADのデータや医療画像データなど、業界特有のフォーマットにも対応しています。

ECMと文書管理システムの違い

ECMと似たものに「文書管理システム」があります。ECMと文書管理システムの違いは、管理するコンテンツの種類です。

文書管理システムでは主にWordやExcelといったファイルのほか、PDF化した紙文書を管理できます。

ECMでは文書だけでなく、動画や画像などのコンテンツも管理できるのが特長です。また、管理対象となるコンテンツが多いため、必然的に社内のさまざまなシステムと連携して使うことが多くなります。

ECMの必要性・重要性

ECMを使用しなくても、事業自体は続けられます。なぜ、ECMが必要なのでしょうか。

急増する情報の活用

現代、社会はデジタル化によって大きな変革を遂げています。ビッグデータの集積、あらゆる事物のIoT化、DX(デジタルトランスフォーメーション)などによって、コンテンツ量が急増しているのです。

それに伴って企業や組織に必要なことも変わってきました。かつては容量の小さな文書の管理だけで済んでいたのが、動画や画像、音声など多くのコンテンツを管理しなければならなくなったのです。

ここでコンテンツの管理方法が問題になります。コンテンツに含まれるあらゆる情報は、活用することで価値を生みます。しかし、企業や組織内にあるコンテンツを拠点や部署、社員個人がそれぞれに管理していると、社内にある情報を相互で把握できません。そうなれば、情報を適切なタイミングで活用する競合との差が生じ、ビジネスのチャンスロスにつながる危険があるのです。

セキュリティ強化

拠点や部署、社員がそれぞれにコンテンツを管理する場合、漏洩や消失、紛失が起きる可能性があります。実際、PCやモバイル端末の置き忘れや退職する社員のデータ持ち出しなどによる情報の漏洩や紛失はなかなかなくなりません。こうした事故を防ぐためにもコンテンツを一元管理するECMのニーズは高まっています。

「2025年の崖」への対応

2018年、経済産業省は『DXレポート~ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開~』を発信しました。

「2025年の崖」とは、日本のDX化が進まず、複雑化、老朽化、ブラックボックス化したシステムが残存することによって2025年以降に生じる経済的な損失のこと。その金額は最大で年間12兆円にのぼる可能性があるといわれています。

DX化が進まないことで、これほどの損失が生じるのはなぜでしょうか。既存のシステムが残り続けることには、実はさまざまな問題があります。まずは相対的に脆弱になっていく既存システムのセキュリティ、事故や災害によるシステムトラブルやデータの消失・流出、旧技術利用やシステムサポートの終了に伴う維持管理費の高騰などが考えられるでしょう。

実はこれら以外にも大きな問題があります。既存システムについて熟知していた社員の定年退職です。もちろん再雇用はありますが、定年後は一線から退くケースが多くあります。この場合、社員個人が蓄積してきたノウハウが喪失してしまう可能性があるのです。

このような事態を防ぐためにも情報をばらばらに管理するのではなく、しっかりとコンテンツ化したうえで一元管理することが重要となります。

コンプライアンス(法令遵守)強化

企業にはコンプライアンスの遵守が求められています。たとえば、取引先や顧客、社員などの情報を保護する責任があるのです。拠点や部署、個人単位でコンテンツを持っていると、情報を適切に管理することができません。

法律の面からも、ECMのニーズが高まってきました。日本では1998年、IT活用の拡大を目的に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(電子帳簿保存法)」が施行されました。その後、数回改正され、2022年現在では、全事業者において電子取引のデータ保存が必須となる流れになっています。

グローバル化への対応

企業がグローバル化すると、世界中に拠点や支社ができます。このあいだを移動するのは「ヒト」「モノ」「カネ」だけではありません。ご存知の通り、すでに膨大な量の「情報」が拠点間を瞬時に移動するようになっているのです。そうであれば、世界中に点在しがちな社内の情報にスピーディーにアクセスし、有効活用するシステムを整える必要があります。

ECMを導入するメリットとは?どんな効果があるのか?

ECMの導入には、主に3つのメリットがあります。

1. 効率性・生産性向上とスキルの均一化

コンテンツは拠点や部署の内部に留まり、分断されやすいものです。その結果、必要なコンテンツを探すことに手間と時間がかかり、効率性や生産性が低下してしまいます。

ECMはコンテンツを同一システム内で一元的に管理するものです。部署やサービス、ファイル名やタグなどで整理できるので、検索によって迅速に必要な情報を発見できます。その結果、業務効率がアップするのはもちろんのこと、コンテンツを有効活用することにつながるのです。

また、バージョン管理機能があり、コンテンツに変更があるたびに自動でバージョンが付与されます。気づかないうちに最新版に更新されていたというようなことは起きません。アクセス権限さえあれば、常に最新の情報を手に入れられるのです。企業や組織に蓄積していくナレッジやノウハウといった無形資産を共有することができ、スキルの向上と均一化を図れます。

ECMの機械学習も効率化や生産性向上の大きなポイントです。機械学習とは、コンピューターがデータからパターンを学習、それに基づいて物事を予想、判断していくことをいいます。ECMと機械学習が組み合わされば、コンテンツの重要度や内容をコンピューターが自動で判断し、適切に分類できるようになっていくでしょう。その結果、人間の手でおこなう作業が少なくなり、業務効率が向上するのです。

2. セキュリティ向上とコンプライアンス強化

ECMはセキュリティ向上やコンプライアンス強化にも効果的です。コンテンツごとにアクセス権限を設定することで適切なメンバーだけが閲覧可能になるので、情報の持ち出しや漏洩、紛失といったトラブルを防ぐことができます。また、クラウド上で情報を一元管理するので、たとえば予期せぬサーバーのダウンや落雷などによるデータ消失のリスクがあっても安全です。重要なデータを守れるので事業継続性も向上します。

こうしたセキュリティの向上は、そのまま社内コンプライアンスの遵守にもつながります。企業は取引先や顧客、社員情報などが漏洩しないよう保護しなければなりません。ECMを活用することで、こうしたリスクを軽減できます。

法律に対するコンプライアンス遵守も重要です。前項で紹介した「電子帳簿保存法」では簡便な検索性が求められています。「年月日」「取引金額」「取引先」のいずれかで、取引をすぐに検索できるようにしておかなければならないのです。ECMでコンテンツを一元管理しておけば、こうした条件での検索が非常にスムーズになります。

3. ビジネス拡大やグローバル化の糸口となる

ECMを活用すると、企業が持っているコンテンツをリアルタイムで相互に確認することができます。たとえばアメリカでいま手に入った情報を、日本の本社でメールを待つことなくすぐに閲覧できるのです。このようにスピードと利便性のある情報の連携は、ビジネスの拡大とグローバル化の糸口となります。

すでにグローバル化した企業である場合は、各拠点にある膨大な量のコンテンツを共有できるシステムを持たなくてはなりません。ECMはコンテンツを一元管理できるので、情報を有効に活用することにつながります。

また、取引先や顧客が利用しているシステムとコラボレーションできることも大きなメリットです。仮に顧客や海外の拠点が別のシステムを利用していたとしても柔軟に連携できます。その分だけビジネスチャンスの拡大やグローバル化の加速につながっていくはずです。

まとめ

ECMの導入には「効率性・生産性の向上やスキルの均一化」「セキュリティ向上とコンプライアンス強化」「ビジネス拡大やグローバル化の糸口」などメリットが多くあります。いずれにしても情報管理の中心を担うシステムとなるので、導入するのであればあらゆるソフトやアプリケーションと柔軟に連携できるECMを選択するといいでしょう。

オージス総研ではHyland UK Operations 社の「Alfresco(アルフレスコ)」を扱っています。アマゾン・ウェブ・サービス(AWS)のようなパブリッククラウド環境で利用することで、ビッグデータへの追随や事業継続性においても安心です。

Alfrescoには、ここまで紹介してきたようなコンテンツの「検索」「バージョン管理」「アクセス管理」といったECMとしての基本以外の機能もあります。検索文字の入力中に候補をリストアップする「先読み検索」、特定のコンテンツの追加・変更があったときに自動で知らせる「メール通知」などです。

また、自分がAlfrescoのコンテンツを編集しているときに他者が同時に編集すると、予期せぬ変更が加えられてしまう可能性があります。こうしたことを避けるため、自分がオンライン編集中は他者が同時に手を加えることがないようロックする「チェックイン/チェックアウト」も便利です。業務の効率化、セキュリティの向上のため、ぜひ一度お問い合わせください。


2022年2月25日

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