企業や法人のパソコンを処分する方法とは?パソコン内のデータ消去や廃棄方法まで解説

テレワークの普及などにより社内用・在宅用等1人で2台以上のパソコンを使用する方も増え、管理するパソコンの数や保管場所の違いから、パソコンの処分がますます悩ましい課題になっているケースが存在しています。
特に、業務で利用してきたパソコンには企業情報や個人情報などの機密情報が保存されていることが多く、情報漏洩を避けるためには注意が必要です。

そこで今回は、企業や法人におけるパソコンの処分方法について解説いたします。

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企業のパソコンを廃棄する方法

企業の情報システム部門の担当者にとって、パソコンの処分は企業情報や個人情報などの機密情報の安全性を確保するうえで非常に重要です。また、ハードディスクや記憶媒体の適切な処理も考慮しなければなりません。

特に、使い古したパソコンの効率的な廃棄方法は重要な課題です。
個人パソコンとは異なり、企業や法人のパソコンは自治体に頼って廃棄することが難しい場合があります。
ここでは「企業のパソコンを廃棄する方法」に焦点を当て、その解決策を解説いたします。

中古パソコン買取業者に引き取ってもらう

中古パソコン買取業者にパソコンを引き取ってもらう方法があります。

中古パソコンを買取専門としている業者にパソコンを引き取ってもらうことは、手軽で効果的な方法の1つです。
再利用可能なパソコンである場合、買取業者はそれらのパソコンを再利用(リユース)するか、再生利用(リサイクル)することがあります。

また、中古パソコン買取業者の中には、回収したパソコンを無償で処分してくれる業者も存在します。

しかし、適切な中古パソコン買取業者を選ぶ際には注意が必要です。
安心して取り引きを行うために、買取業者が「ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)」や「プライバシーマーク」を取得しているか、「データ消去証明書」などを発行してくれるか確認が必要です。
これにより、企業情報や個人情報などの機密情報が適切に取り扱われることが保証されます。

(サンプル)データ消去証明書

【写真1】(サンプル)データ消去証明書

産業廃棄物処理業者に引き取ってもらう

産業廃棄物処理業者にパソコンを引き取ってもらう方法があります。

古いパソコンを捨てる際、法律では産業廃棄物として扱われることがあります。
そのため、法的に正しい方法で処分するためには、産業廃棄物処理業者に依頼する必要があります。

産業廃棄物処理業者に引き取ってもらう場合、処分費用は有料になります。
また、廃棄証明書(マニフェスト)が必要な場合、これを作成するためにも別途費用がかかります。

そして産業廃棄物処理業者で適切な業者を選ぶ際には重要なポイントがあります。
業者が「都道府県知事等の許可を受けているか」、そして「委託するパソコン等の産業廃棄物の取り扱いの許可を受けているか」、「データ消去証明書を発行しているか」など、処理基準を満たしているかも確認が必要です。

適切な業者であれば、専門的な知識と設備を持っており、環境への影響を最小限に抑えながらパソコンを処理してくれます。また、複数メーカーのパソコンを一度に処分できるため、メーカーごとに依頼するなどの手間を省くことができ、情報システム部門の担当者は他の業務に時間を使うことができます。

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パソコン処分の手順

パソコンを処分する手順はシンプルながら、しっかりと押さえておくべきポイントがいくつかあります。
パソコンを処分する際の基本的な手順は以下の通りです。

  1. パソコン内にデータがあれば、それを自社で消去するか、専門の業者に消去してもらうかを決めます。
  2. 処分先(中古パソコン買取業者、産業廃棄物処理業者)を検討し、選定します。
  3. 選定した処分先に連絡し、処分費用の見積もりをもらいます。
  4. 処分先と業務委託契約を結びます。
  5. 選定した処分先にパソコンを送付します。
  6. 処分先から提供される「データ消去証明書」、「廃棄証明書」や「資産滅却報告書」などの書類を受け取ります。

これらの手順に従えば、パソコンの処分を効率的かつ適切に行うことができます。特に、「データ消去証明書」、「廃棄証明書」や「資産滅却報告書」は、将来的なトラブルを防ぎ、法的な要件を満たすために重要です。

パソコン処分の際の注意点

社員が増えてくると、管理するパソコンも増え、パソコンの処分方法について疑問を抱くことがあるかもしれません。
特に、「パソコン内にある企業情報や個人情報などの機密情報の取り扱い」、「管理シール剥がしや管理台帳からの削除」、「悪質業者に注意すること」、「法的規制の確認」、そして「環境への配慮」など、多くの注意点が存在します。
そこで、「パソコン処分の際の注意点」について解説いたします。

パソコン内にある個人情報などの機密情報を削除する

情報漏洩の原因の1つとして、廃棄したパソコンの中に残るハードディスクなどの記憶媒体から情報が漏れる可能性があります。企業のパソコンには顧客情報や企業情報、個人情報などの機密情報が含まれていることがあり、データを消去せずに破棄すると、悪意ある第三者に渡って悪用される可能性があります。

専用のデータ消去ソフトウェアを使用するか、データ消去サービスを担う専門業者に依頼すれば、情報を完全に消去してからパソコンを廃棄することができます。

さらに、データ消去作業に際しては、消去ログや専門業者委託時の「データ消去証明書」を残すことも重要です。
これらの証跡は、データがいつどこで正しく消去されたかを示すもので、将来的なトラブルを回避するのに役立ちます。

また、可搬記憶媒体(SDカード、DVDメディアなど)の抜き忘れがないか事前に確認が必要です。これらのメディアにも機密情報が残っている可能性があるためです。

情報漏洩を防ぐために、パソコンの廃棄を行う際には保管されているデータを慎重に対処し、安全な方法を選ぶことが重要になります。

パソコンに貼っている管理シール、管理台帳からの削除

企業が従業員に貸与し業務で使用する社内のパソコンには、企業名や管理番号(資産番号)などの情報が入ったシールが貼られている場合があります。利用中は、このシールを気軽に剥がしてしまうこともあるかもしれませんが、注意が必要です。
このシールには重要な情報が含まれており、組織や個人がコンピューターシステムを適切に管理し、セキュリティや資産管理を効果的に行うためのものです。

逆に処分する際は剥がすことが重要になります。剥がし忘れると所有元の特定が可能になり、悪質業者による不正利用のリスクが高まります。

また、処分するパソコンは「管理台帳」や「資産台帳」からも削除しておかないと、棚卸しの際に混乱を招く可能性があります。「管理台帳」や「資産台帳」には各パソコンの詳細な情報を記載し、正確なデータが維持されることは非常に重要です。

パソコンを処分する場合に限り、まずは管理シールを確実に剥がすこと、そして「管理台帳」や「資産台帳」からも該当する情報を削除することを忘れないようにします。
これにより、効率的なパソコンの処分が可能になり、組織内のデータ管理もよりスムーズに行えます。

悪質業者に注意する

古いパソコンの廃棄に関して、安心して頼める業者を選ぶことが非常に重要です。
悪質な業者に依頼すると、データの漏洩や環境への悪影響など、大きなトラブルが生じる可能性があります。

業者に依頼する際には、その業者が信頼できるかどうかを確認する必要があります。そのために、依頼する業者の資格や実績をチェックします。信頼できる業者は、IT関連の資格を持っていたり、過去に多くの実績を持っていることが多いです。
実績が豊富な業者は、信頼性が高く、パソコンの廃棄処分をスムーズに行ってくれます。

また、データの削除を含むパソコンの廃棄処分においては、「プライバシーマーク」の取得やIT系の資格を持つスタッフがいるかどうかも確認すべきです。プライバシーマークを持つ業者は、個人情報の適切な取り扱いを保証しています。
さらに、産業廃棄物に関わる許可証を持っているかどうかも確認が必要です。
無許可の業者と取り引きすると、法的な問題に巻き込まれる可能性があります。

業者が「回収無料」などの魅力的なオファーを出す場合でも、後で追加料金を請求されることがあります。契約を結ぶ前に、全ての料金や条件を確認しましょう。

法的規制の確認

パソコンを処分する際には、法的規制やプライバシーに関する問題に注意することは非常に重要です。
なぜ法的規制を確認する必要があるのか、理由は以下になります。

  1. プライバシー保護
  2. パソコンには個人情報や機密情報が含まれている可能性があります。
    この情報を適切に処理しない場合、プライバシー侵害のリスクが発生します。

  3. 環境への影響
  4. パソコンの廃棄物は環境に悪影響を与える可能性があります。
    法的規制を遵守しない場合、環境規制に違反することになります。

  5. データ漏洩防止
  6. 企業情報や個人情報などの機密情報がパソコンに残っている場合、不正アクセスによるデータ漏洩のリスクがあります。
    法的規制を遵守して適切にデータを処理することは、漏洩を防ぐために重要です。

    パソコンの処分に関しては、地域や国によって異なる法的規制が存在するため、地元の法律を遵守するために情報を収集し、専門家の助言を受けることが大切です。
    また、プライバシーとデータセキュリティにも十分な注意を払い、データが適切に処理されるようにすることが重要です。

環境への配慮

パソコンの廃棄において、技術的な側面だけでなく、環境への配慮を意識することは、企業の社会的責任を果たすためにも重要になっています。
環境を考慮するポイントは以下になります。

  1. 有害物質削減
  2. 古いパソコンを捨てる際、その中には有害物質を含む部品が存在します。
    これらの物質が地球環境に与える影響を最小限に抑えるために、専門業者による適切な処理が重要です。
    リサイクルや廃棄物処理において、有害物質の排出を削減する努力が求められます。

  3. 長寿命化
  4. 新しいパソコンの導入前に、既存のパソコンを最大限に活用する方法を検討しましょう。
    定期的なメンテナンス、ハードウェアのアップグレード、ソフトウェアの最新化など、パソコンの寿命を延ばす取り組みを進めることで、無駄な廃棄を減らすことができます。

  5. 持続可能性への貢献
  6. 環境への配慮は持続可能な未来への第一歩です。
    パソコンの廃棄において、資源循環型社会への貢献を念頭に置き、修理可能なデバイスの選択や使用済みのパーツの再利用など、資源の有効活用に向けた努力が重要です。

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パソコンにあるデータを消去する方法

パソコンのデータは重要な企業情報や個人情報などの機密情報を含んでおり、効率的なデータ消去方法を知りたい方は多いのではないでしょうか。

そこで、パソコンに残る機密情報を安全に削除する方法についてご紹介します。
データ消去には、ソフトウェアを使った方法、物理的にデータを破壊する方法、専門業者に依頼する方法など、いくつかのアプローチがあります。
それぞれの方法の特徴や内容について紹介していますので、企業のデータセキュリティを守るためにご参考ください。

ソフトウェアを利用してデータ消去する

ゴミ箱を空にしたり、工場出荷状態に戻したり、OSの初期化をするだけでは、データは完全に消去されず復元される危険性が残ります。
効率的かつ安全な方法として「ソフトウェアを利用してデータ消去する」方法があります。

データ消去ソフトウェアは、パソコン内のデータを完全に削除するためのツールです。
ただし、選ぶ際にいくつかの要点を考慮することが重要です。

まず、無償のデータ消去ソフトウェアにはいくつかの危険性やリスクが存在します。無償のソフトウェアは、有料版と比べて機能が制限されていることが多く、特定のファイル形式やデバイスに対応していなかったりする可能性があります。
一部の無償ソフトウェアは、ユーザーのデータを収集し、それを第三者と共有することがあるかもしれませんので、良い評判と長年の信頼性があるソフトウェアを選ぶことが大切です。

次に、大量のパソコンをリプレイスすることを想定している場合、データ消去ソフトウェアライセンスが無制限かどうかを確認します。企業のパソコンを一括にリプレイスする場合、多くのデータ消去ソフトウェアはライセンスを必要としますが、無制限のライセンスを提供しているものもあります。

使用するパソコンのOSに対応しているかを確認します。
データ消去ソフトウェアによっては、対応できるOSの範囲が異なります。
特に、Apple製品(Mac OS)を使用している場合は、対応していないソフトウェアもあるため、注意が必要です。

また、データをどのような方法で消去するかも検討ポイントです。
データ消去ソフトウェアは、上書きすることでデータを完全に消去しますが、消去方法にはいくつかの規格があり、復元のリスクが異なります。

ゼロ埋め(Zero Fill) DoD(DoD 5220.22-M) Gutmannメソッド
概要 ゼロ埋めは、データを完全に消去するための基本的な方法です。
これは、データをゼロ(0)で上書きするプロセスです。
DoD規格は、アメリカ国防総省が使用するセキュリティ基準に基づいています。
データを一度ゼロ(0)で上書きし、次にランダムなビットパターンで上書きするというプロセスを3回繰り返します。
Gutmannメソッドは、非常に徹底的なデータ消去方法です。
特定のビットパターンを35回以上使用してデータを上書きします。
復旧リスク 一般的にはデータを復元することは非常に難しいですが、残留磁気を読み取るような特殊な装置を使えば一部の情報が復元される可能性はあります。 通常の復旧ソフトウェアではデータを復元することは困難です。
高度な技術とリソースが必要です。
通常のコンピューターフォレンジックの手法ではデータの復元はほぼ不可能です。
ただし、実行完了に時間がかかります。

どの方法を選ぶかは、データの機密性やリソースの利用可能性に依存しますので、自社のセキュリティポリシーに合った方法を選択することになるかと思いますが、高度なセキュリティが必要な場合は、Gutmannメソッドがおすすめです。
しかし個人情報や機密情報を扱っていない場合、ゼロ埋めまたはDoD規格の使用で十分の場合もあります。
データ消去したいパソコンの利用状況に応じて、データを安全に処分することが重要です。

データのセキュリティを守りつつ、パソコンの管理を効率化するために、適切なデータ消去方法およびソフトウェアの選択を検討してみてください。

ハードディスクや記憶媒体を物理的に破壊する

データ消去ソフトウェアでの消去だけでは不安な場合、パソコンのデータを安全かつ確実に処分する方法「ハードディスクや記憶媒体を物理的に破壊する」があります。

物理破壊とは、ハードディスクなどの記憶媒体を専用の破壊装置(クラッシャー)を使って加圧変形や穴を開けることによって物理的に破壊する方法です。
物理的に壊すことで、データは消えるわけではありませんが、普通の方法では読めなくなります。そのため、データ漏洩を効果的に防ぐことができます。

ドリル型ハードディスク破壊装置(左)、SSD・スマートフォン対応電子機器破壊機(右)

【写真2】ドリル型ハードディスク破壊装置(左)、SSD・スマートフォン対応電子機器破壊機(右)

この方法の特徴として、以下の点が挙げられます。

  • 復元不可能な状態への変換
  • データ消去ソフトウェアでは、実際のデータが存在していた領域を上書きすることが多く、適切にデータの領域を上書きする場合、復元の可能性は極めて低いです。一方、物理的な破壊では、ハードディスクや記憶媒体自体が変形し、データが完全に壊れて読み取れなくなります(データを回復することが不可能になります)。

  • 持ち運び可能な装置
  • 破壊装置は持ち運び可能なタイプもあり、作業場所を選びません。必要なときに、どこでもデータを安全に破壊できます。

SSDへの対応

近年、パソコンの主流となっているSSDは、ファームウェアに組み込まれた消去コマンドSecure Eraseを実行することで、SSDの全セルがリセットされデータは取り出せなくなりますが、全てのSSDがSecure Eraseに対応しているわけではないため、対応していない場合は物理破壊(ドリル式、波型圧縮式)が有効な選択肢となります。

データセキュリティを確保し、パソコンのデータを安全に無効化する方法として、物理的な破壊が1つの解決策となります。

専門業者に依頼してデータ消去する

データ消去に関して、専門に取り組んでいる業者や、パソコンの買取を行う際にデータ消去作業も提供してくれる業者が存在します。これらの業者に依頼することで、手間をかけずにデータの安全性と処分の効率性を確保できます。
しかし、データ消去を専門に行う業者に依頼する際には、以下のポイントに注意が必要です。

  1. データ消去をしたことを証明する書類を発行してくれるかどうか。データ消去作業後、証明書を提供してくれる業者は信頼性が高いです。
    これにより、データが適切に処理されたことを確認できます。
  2. どのようなデータ消去ソフトウェアを利用しているか、またそのソフトウェアが信用できるものかどうか、業者が使用するデータ消去ソフトウェアの信頼性も確認しましょう。
    安全なソフトウェアであることを確認するうえで、特定のセキュリティ規格や認証を受けているかどうかを確認することで信頼性はアップします。
  3. データ消去作業を行っている場所がセキュリティ体制や環境が整っているか、どんな知識を持った人が消去作業を行っているか、作業場所の見学は可能かどうかも確認しましょう。
    業者が提供する情報を信頼できるか、見学することで確認することができます。
  4. どのような企業との実績があるか、業者の実績や信頼性もチェックしましょう。
    他の企業との取引実績がある場合、信頼性が高い可能性が高いです。

データ消去のプロに依頼することで、データの安全性を確保しながら、処分の手続きをスムーズに進めることができます。

なお、専門業者で利用するデータ消去ソフトウェアが信頼性のある安全なソフトウェアであるか、以下を参考にしてください。

  1. データ削除
  2. ソフトウェアは、データ領域を上書きします。これにより、データが復元できない状態になります。

  3. 複数のデバイス対応
  4. ソフトウェアは、さまざまなデバイスやメディア(ハードディスク、SSD、USBドライブなど)で使用できる必要があります。異なるデバイスに適したデータ消去機能を提供していることが重要です。

  5. 複数の消去方法
  6. ソフトウェアは、異なるデータ消去方法を提供します。例えば、データを一度だけ上書きする方法から、多重に上書きしてセキュリティを強化する方法まで、ユーザーが選択できるようになります。

  7. 使いやすさ
  8. インターフェースは直感的で使いやすく、誤操作を最小限に抑えます。
    ユーザーガイドやヘルプ機能も提供され、ユーザーがスムーズに操作できるように工夫されています。

  9. 信頼性と認証
  10. ソフトウェアは信頼性が高く、セキュリティ専門家やセキュリティコミュニティから認証されているか、評判が良いものであるべきです。
    信頼性はデータセキュリティを確保するうえで不可欠です。

  11. ログとレポート
  12. ソフトウェアは、データ消去プロセスのログを取得し、詳細なレポートを生成します。
    これにより、消去作業が追跡可能で、コンプライアンス要件を満たすのに役立ちます。

  13. アップデートとサポート
  14. ソフトウェアの提供元は、セキュリティの脆弱性に対処するためのアップデートと、ユーザーサポートを提供します。
    データセキュリティを維持するために、定期的なアップデートを確認しましょう。

これらの基準を考慮して、データ消去ソフトウェアを選択している専門業者であることも重要です。

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手間をかけずにパソコン廃棄とデータ消去をするには?

パソコンを処分する方法について、ここまでいろいろと紹介してきましたが、手間をかけずに効率的かつ安全に処分されたいのではないでしょうか。

そこで「手間をかけずにパソコンの廃棄とデータ消去を行う方法」をご紹介させていただきます。

まず、実績のある業者を選ぶことが重要です。
信頼性のある業者を選ぶことで、データの安全性を確保し、効率的にパソコンを処分することができるからです。
また、一部の業者はパソコンを買い取って再販したり、寄贈したりする取り組みを行っています。

オージス総研では、皆様の安心・安全かつ効率的なパソコンの処分をサポートする「IT機器リユースサービス」を提供しております。当社の専門技術者は、処分機器のチェックからリスト化までを代行し、パソコンのデータ消去から処分までの全ての工程に精通しており、世界標準の認定ソフトウェアを使用してデータ消去作業を行います。

さらに、オージス総研ではISO27001(ISMS)、ISO9001、およびプライバシーマークなどの認証を取得しており、高い情報セキュリティ基準を満たしています。

データ消去や物理的な破壊作業は、専門施設で厳格なセキュリティ対策のもとで行っており、入退室管理や監視カメラによる行動監視についても徹底しております。

手間をかけずにパソコンの処分とデータ消去を行いたいなら、オージス総研のIT機器リユースサービスをご活用いただくことが1つの解決策になります。
いつでも専門施設の見学を受け付けていますので、ご自身の目で確かめて見るためにもぜひ見学会にお申し込みください。

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2023年11月29日公開
※この記事に掲載されている内容、および製品仕様、所属情報(会社名・部署名)は公開当時のものです。予告なく変更される場合がありますので、あらかじめご了承ください。

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