監査と社内不正対策の必要性

「社内不正で情報漏洩した!!」そうなってからでは後の祭りです。

社内不正は、ファイルの送受信状況を定期的に確認することで、ある程度事前に防ぐことができます。社内ルールの違反者を早急に見つけ出し、教育(ルールの徹底・周知)を継続していくことが社内不正対策では重要であると言えます。

オフィス宅ふぁいる便では、社内不正対策としてさまざまな機能を実装しています。ここではそれらの機能の概要についてご紹介します。

オフィス宅ふぁいる便を活用した
監査項目

怪しい送付先へのファイル送付

怪しい送付先へのファイル送付

管理画面から参照・出力できる「利用ログ」に、すべての利用者が「いつ」「誰に」「何を」送ったかのログが記録されます。フリーメール等の怪しいメールアドレスに送信していないか確認可能です。

送ってはいけないファイルの送付

送ってはいけないファイルの送付

管理画面から参照・出力できる「利用ログ」には送信したファイル名が記録されています。「社外秘」「機密」とされるファイル名が外部に送られていないか確認することができます。

PPAPでの送付ユーザーの発見

PPAPでの送付ユーザーの発見

オフィス宅ふぁいる便では、ログ機能を使って利用頻度の低いユーザーを見つけ出すことができます。例えば、PPAPが禁止となっている企業様では、オフィス宅ふぁいる便を使っていないユーザーは「別の方法」でファイルを送付している可能性があります。そういった違反の可能性があるユーザーを見つけ出すことができます。

なりすまし使用

なりすまし使用

利用ログを見ると、業務時間外での利用がチェックできます。本人が業務をしていない時間に利用されていた場合、第三者によるなりすましの利用が疑われます。オフィス宅ふぁいる便では多要素認証でなりすまし対策が可能です。

管理者の不正

管理者の不正

利用ログには管理者の操作ログも記録されますので、管理者が不正なアカウントを作成していないか、一時的に不許可のアドレスに送れる設定変更をしていないか、などチェックすることができます。

長期間のデータ保存に対応した「アーカイブ機能」

監査証跡の保存期間は「直近1年をオンラインで分析できる状態に、過去5年をアーカイブして保管」で設定する企業が多いです。(「不正アクセス禁止法違反」の時効は3年間、「電子計算機損壊等業務妨害罪」の時効は5年間です。)オフィス宅ふぁいる便のアーカイブ機能では、送信したファイルや操作履歴を最長5年間アーカイブ領域に保管することができます。

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