業務可視化ツールとは？業務フロー図で見える化するメリットと導入のコツ
業務の全体像がつかめない、担当者ごとに手順が異なる、改善点が見えにくい。そんな課題に直面していませんか？業務の流れを"見える化"することで、問題の発見や標準化がスムーズになります。
本記事では、業務フロー図を使った可視化のメリットや導入のコツ、そしてExcelで手軽に使える業務可視化ツールもご紹介します。
業務可視化ツールとは？その定義と目的
業務可視化ツールの定義
- 業務可視化ツールとは、業務プロセスやタスクの流れ、担当者や手順、情報のやり取りなどを視覚的に表現するための支援ツールです。これにより、組織内にある業務の全体像や関係性を把握しやすくなり、業務の効率化・標準化・改善につながります。
- 操作ログ型:PC操作やアプリケーションの使用履歴を元に業務を可視化
- タスク管理型:タスクの進捗状況や担当者を可視化し、プロジェクトを管理
- 業務フロー作成型:業務の流れを図（フローチャートやアクティビティ図など）で表現する この記事では、業務の手順やフローを図式化して共有・改善に役立てる「業務フロー作成型」に焦点を当てて解説いたします。
ツールには大きく分けて以下のような種類があります。
なぜ、業務可視化が求められているのか
- 近年、テレワークの普及や業務のデジタル化が進む中で、「誰が・何を・どのように行っているのか」が見えにくくなっているという課題が多くの企業で顕在化しています。特に、以下のような背景から業務の可視化が強く求められています。
- 業務が属人化しやすく、担当者が変わると品質や手順に差が出る
- 複数部門にまたがる業務がブラックボックス化し、改善が進まない
- DX（デジタルトランスフォーメーション）推進に向けて、業務の現状把握が必要
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Microsoft Excelのアドイン登録で業務フロー図を作成できる作成支援ツールを無償でダウンロードできます。
業務フロー図で実現する"見える化"のメリット
業務フロー図とは？
- 業務フロー図とは、業務の手順や処理の流れ、関係者間のやり取りを図形や矢印を使って視覚的に表現する図のことです。業務の「開始」から「終了」までの一連の流れを整理し、誰が・何を・いつ行っているのかを明確に示します。
- JIS（JIS X 0121）規格の業務フロー図:日本工業規格に準拠し、業務処理や手順を統一された記号で表現
- アクティビティ図（UML）:システム開発や業務分析で用いられる標準的な図
- BPMN（Business Process Model and Notation）:業務プロセス管理に特化した国際標準の図 特に業務改善や標準化を進める場面では、業務フロー図を用いることで全体像が共有され、認識のずれを防ぐことができます。
主な形式には以下のようなものがあります。
業務フロー図を使う5つのメリット
- 業務フロー図を活用することで、以下のような具体的なメリットが得られます。
- 業務の属人化を防ぎ、標準化が進む
誰が見ても理解できる形で手順が明文化されるため、担当者に依存しない運用が可能になります。 - 無駄や非効率な手順の発見がしやすくなる
プロセス全体を可視化することで、重複作業や非効率なルートが一目でわかります。 - 関係者間の認識共有がスムーズに進む
図で表現することで、説明や会議の場でも理解が早く、議論がスムーズに進みます。 - 教育・引継ぎが効率化できる
新入社員や異動者への教育資料、引継ぎ資料としてそのまま活用できます。 - RPAやBPMなど、次の改善ステップにつながる
業務フローを定義・改善した上で自動化を行うことで、より高い効果を得られます。
業務可視化ツールの導入ステップと成功のコツ
導入前に考えるべきこと
- 業務可視化ツールを導入する前に、まず以下の点を明確にしておくことが重要です。
- 可視化の目的は何か？
（例：業務の標準化、業務改善、属人化の排除、教育資料の整備など） - どの業務を対象とするか？
全社的に実施するか、特定部署や業務プロセスに絞るかで進め方が変わります。 - 誰が関わるか？
実際の業務担当者、業務設計者、マネジメント層など、関係者の巻き込みが必要です。
目的や関係者が曖昧なまま始めると、途中で手戻りが発生したり、現場の協力を得られずに失敗したりするケースもあります。
業務フロー図作成の進め方
- 業務フロー図の作成は、以下のようなステップで進めるのが効果的です。
- 業務の洗い出しとヒアリング
対象業務を選定し、関係者から手順や課題を聞き取ります。業務を漏れなく聞き出すことがポイントです。 - 現状（As-Is）のフロー図を作成
業務の現状を図に起こし、「誰が・何を・いつ行っているか」を可視化します。 - レビュー・改善ポイントの抽出
関係者と共有しながら、非効率な箇所や改善余地を洗い出します。 - 理想形（To-Be）のフロー図を作成
改善後の業務を設計し、新旧のフロー図を比較することで効果を可視化します。
このプロセスを通じて、現場の理解と協力を得ながら、実効性の高い業務改善へとつなげることができます。
導入を成功させるためのポイント
- 業務可視化ツールの活用を成功させるには、次のポイントを押さえることが重要です。
- 「完璧な図」より「誰でも使えること」を重視する
完璧を目指すあまり複雑な図になると、活用されなくなります。まずはシンプルな表現で作成しましょう。 - 属人化を避けるための工夫が必要
ExcelやPowerPointで図を手作業で作成する方法では、作図ルールが人によって異なりやすく、業務の統一や再利用が難しくなる場合があります。 - 可視化専用のツールを使うことで、再現性と生産性を高める
例えば、Excelアドイン型の業務フロー作成ツールを使えば、誰でも同じ形式・手順でフロー図を描けるため、標準化と効率化が進みます。
このように、ツールの特性を活かして「簡単に、誰でも、何度でも使える」環境を整えることが、業務可視化を現場に根づかせるためのポイントです。
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業務可視化につながる業務フロー作成ツール「Activity Diagram Drawing Tool」
Excelで使えるアドイン型の手軽な可視化ツール
- 「Activity Diagram Drawing Tool」は、オージス総研が提供する無償の業務フロー作成ツールです。最大の特長は、Excelのアドインとして動作する点にあります。
- すでに多くの企業で利用されているExcelに追加するだけで利用可能
- 新たなアプリケーションのインストールや学習コストが不要
- 一般的なオフィスワークに慣れた方であれば、すぐに使い始められる操作性 このように、ITツールに不慣れな現場担当者でも扱いやすい設計がされており、「誰でも使える業務可視化ツール」として利用いただいています。
主な機能と特長
- 「Activity Diagram Drawing Tool」には、業務フローの見える化を効率的に進めるための実用的かつシンプルな機能が備わっています。
- 作業図形の自動生成機能
作業名記入シートの必要項目に入力すれば、対応する図形を自動的にレイアウト。図形の整列や接続がスムーズに。 - スイムレーンや分岐表現も簡単に作成
業務の担当者ごとに区切ったスイムレーン構成も、直感的な操作で作図可能。 - 新旧業務フロー図の比較ができる差分表示機能
業務改善前と改善後のフローを比較し、変更点や効果の見える化に役立ちます。 - 保存・共有もExcelファイル形式で完結
メール添付や共有ドライブでの運用もスムーズに対応可能。
機能が必要最低限に絞られているため、誰が使っても同じようにフロー図を描ける=業務の標準化が進めやすいという利点もあります。
こんな人・企業におすすめ
- 「Activity Diagram Drawing Tool」は以下のような課題を抱える方におすすめです。
- Excelで業務フローを描いているが、作成や修正に手間がかかっている
- 業務改善活動を進めたいが、見える化の手段がない/属人化している
- 無償で始められるシンプルなツールを探している
- RPAやBPM導入前に業務プロセスの整理をしたい
- 教育・マニュアル作成のために業務を図式化したい
業務フローの見える化を始めるなら、シンプルで使いやすい業務可視化ツールを
業務の見える化は、現状を正しく理解し、改善への第一歩を踏み出すために欠かせないプロセスです。
属人化や非効率な業務フローに悩んでいるのであれば、まずは業務フロー図を描いてみることから始めてみましょう。
「Activity Diagram Drawing Tool」は、Excelに不慣れな方でも扱いやすく、すぐに業務フロー図を作成できるシンプルなツールです。
Excelのアドイン形式で導入できるため、特別なシステム環境も不要。どの企業でもすぐに導入してご活用いただけます。
ダウンロードのご案内
業務の可視化を進めたいが、何から始めればよいかわからない。
そんなときこそ、「Activity Diagram Drawing Tool」で現状の業務フローを整理してみましょう。
無償のダウンロードツールなので、導入コストもゼロ。
業務改善やマニュアル整備の第一歩として、ぜひお役立てください。
無償ダウンロード 業務フロー作成ツールのご紹介
Microsoft Excelのアドイン登録で業務フロー図を作成できる作成支援ツールを無償でダウンロードできます。
2025年8月20日公開
※この記事に掲載されている内容、および製品仕様、所属情報（会社名・部署名）は公開当時のものです。予告なく変更される場合がありますので、あらかじめご了承ください。
関連サービス
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業務フロー図をExcel操作で簡単に作成できるアドインツールを無償でご提供いたします。
業務フロー図の体裁を一括で整えたり、図形やテキストの検索が手軽に行えたりします。 -
業務可視化（業務フロー）をベースにした業務改善コンサルティング
企業全体をとらえたトップダウン型の分析に対し、「業務の可視化をベースにした業務改善コンサルティング」は、実際に業務を行う部門をターゲットにしたボトムアップ型のサービスです。
