業務フロー図とは？わかりやすい書き方やルールについて解説

業務改善やDX推進に欠かせない「業務の見える化」。その第一歩として注目されているのが業務フロー図です。本記事では、初心者にもわかりやすく業務フロー図の基本や描き方、実務で使える無料の作成ツールをご紹介します。

なぜ今、業務フロー図が必要なのか？

業務フロー図は、単なる図解ではありません。業務改善やDX推進が求められる現代において、業務の可視化と全体像の共有を実現するための有効な手段です。
特に業務が複雑化し、人や部署ごとのやり方がバラバラになりやすい現場においては、「何を・誰が・いつ・どのように」行っているかを整理し、共通理解を得ることが不可欠です。
ここでは、業務フロー図が重要視されている理由を、2つの観点から解説します。

DX推進・業務改善が全社で求められる時代に

近年、多くの企業で「業務改善」や「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の取り組みが加速しています。これらの取り組みを成功させるうえで共通して重要となるのが、「現在の業務がどうなっているのかを把握すること」、すなわち業務の可視化です。

実際の現場では、業務のやり方が個々人に任されていたり、部門ごとに異なる手順が存在したりすることが少なくありません。このような状態では、業務の標準化やデジタル化といった取り組みが進みにくく、DXや改善活動が空回りしてしまうこともあります。

そのため、まずは業務の流れを図式化し、全体像を整理・共有することが、DXや業務改革の出発点とされています。「誰が、いつ、何をしているか」を明確にし、関係者間で共通理解を持つことが、スムーズな業務変革への第一歩となるのです。

業務フロー図は「問題の見える化」から始まる

業務改善を始めようとしたとき、「そもそも、今どんな手順で業務が行われているのか」がわからないという課題はよくあります。改善活動を成功させるには、まず現状を正確に可視化し、どこに課題があるのかを"見える化"することが必要です。

このとき、業務フロー図は強力なツールになります。業務の流れを図式化することで、ムダな作業や重複、不要な承認フローなどが浮き彫りになり、問題の所在を明確にできます。たとえば「この承認は本当に必要か？」「この作業は他の業務と重複していないか？」といった議論が図を見ながら可能になります。

また、作成されたフロー図はそのまま上司や関係部門への説明資料として使え、共通理解を得やすくなります。文字だけのマニュアルよりも伝わりやすく、属人化の解消や業務の標準化につながります。

業務フロー図を用いた「問題の見える化」は、改善サイクルの起点です。特に、改善活動の経験が浅い担当者やチームにとっても、業務フロー図は「どこから着手すべきか」を明確にするガイドとなります。

業務フロー図とは？基本の考え方と使い道

業務フロー図の定義と目的

どんなときに使う？主な活用シーン

フローチャートとの違いとは？

業務フロー図と混同されやすいものに「フローチャート」があります。以下が違いになります。

フローチャートは工程やプログラムの制御構造を細かく記述するためのツールであるのに対し、業務フロー図は業務全体の流れを「人」「部門」単位で整理・共有するためのツールであるという点が大きな違いです。

初心者でも描ける！業務フロー図の書き方ステップ

「業務フロー図を作ってみたいけど、難しそう......」と思っていませんか？
業務フロー図の作成は、3つの基本ステップを押さえれば初心者でも十分に描くことができます。

ステップ1:業務内容を洗い出す

最初に行うのは、フロー図にする対象の業務を網羅的に洗い出す作業です。

「誰が」「どのような業務を」「どの順で」「どのようなルールに従って」行っているかをヒアリングや資料確認を通じて整理していきます。
部門間をまたぐ業務であれば、それぞれの担当者に話を聞き、実際の業務の流れや例外処理、非公式な手順も含めて収集するのがポイントです。

この時点では、細かい図にする必要はありません。付箋やメモ、表形式などを使って自由に書き出して構いません。
重要なのは、抜け漏れなく、全体の業務が見える状態を作ることです。

ステップ2:業務を順序立てて整理する

ここで曖昧な部分が出てきた場合は、関係者に再確認を行うことが重要です。実際の現場では、手順が個人に依存している、ルールと運用がずれているケースも多いためです。

ステップ3:図に落とし込む

業務フロー図を作成する際には、関係者が見て理解できることを最優先に考えましょう。図の精密さよりも、「誰が見ても業務の流れがわかる」ことが重要です。

業務フロー図を「わかりやすく」するためのコツ

業務フロー図は、業務の流れを誰でも理解できるように可視化するためのツールです。
しかし、図として描かれていても「わかりづらい」「何が言いたいのかわからない」と感じさせてしまう図も少なくありません。

業務フロー図の効果を最大限に引き出すには、"伝わる図"にする工夫が必要です。
ここでは、業務フロー図をよりわかりやすくするために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

分かりやすさを重視したレイアウトにする

業務フロー図の「読みやすさ」は、レイアウト次第で大きく変わります。
基本は、左から右、上から下の流れを意識した配置にすることです。人の視線の自然な動きを意識することで、フロー全体が把握しやすくなります。

（図:上から下の流れ）

（図:左から右の流れ）

また、業務の流れを担当者別に分けて描く「スイムレーン形式」を用いると、誰がどの業務を担当しているのかが一目でわかる構成になります。
矢印が複雑に交差したり、図形の配置が不揃いだったりすると、情報が伝わりにくくなるため注意が必要です。

さらに、余白や配置バランスを整えることで、視覚的なノイズを減らし、見やすさを向上させることができます。

表記ルールを統一する

また、用語や表現の統一も重要です。同じ意味の処理に異なる名称（例:「確認」と「チェック」）を使わないよう統一します。
業務フロー図は「設計図」であり、「コミュニケーションツール」でもあります。だからこそ、誰が見ても同じ解釈ができるよう、ルールを揃えることが基本です。

第三者レビューを行う

業務フロー図を作成したら、必ず第三者にレビューしてもらうことが大切です。
作成者自身は内容を把握しているため、図の不備やわかりにくさに気づきにくいものです。
レビューを通じて「この図で本当に業務の流れが伝わるか？」「初見の人が誤解せずに理解できるか？」といった観点で客観的な確認を行いましょう。

特に、実際にその業務に関わっている現場の担当者や、フロー図を活用する予定の関係者に見てもらうことで、現場とのギャップや図に表現されていない実態を洗い出すことができます。

このプロセスを取り入れることで、図の完成度が高まり、活用度の高い業務フロー図が出来上がります。

Excel上で使える！業務フロー作成ツール（Activity Diagram Drawing Tool）とは？

業務フロー図を作成したいけれど、「専用ソフトは難しそう」「導入の手間がかかりそう」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな方におすすめなのが、Excelでそのまま使える業務フロー作成ツール「Activity Diagram Drawing Tool」です。

Excelのリボンに専用タブを追加し、誰でも簡単に業務フロー図を作成できるよう設計されたアドオン型の無料ツールです。専用ソフトのような習得コストはなく、普段使っているExcel上で直感的に作図できる点が大きな魅力です。

Excelリボンから簡単操作、図形配置と線引きもサポート

Activity Diagram Drawing Toolの特長は、Excelのリボンから操作できるわかりやすいUIにあります。インストール後、Excel上部のリボンに「ADDT」タブが追加され、そこから図形や線を選んで配置・接続することが可能になります。

また、作成した図はそのままExcelファイルとして保存・共有できるため、ツールの導入やファイル形式の違いで関係者と共有しにくくなる心配もありません。
Office環境が整っている企業であれば、すぐに導入・活用が可能です。

業務フローの可視化・共有がスムーズに

Activity Diagram Drawing Toolは、ただ作図ができるだけではありません。業務の見える化や改善活動を進めるうえで、「共有しやすい」「直感的に理解されやすい」図を手軽に作れる点が大きな価値です。

Excelベースであるため、多くの社員が使い慣れており、「すぐに使える・すぐに伝わる」業務フロー図を短時間で作成できるのが強みです。

業務フロー図を業務改善につなげる活用法

改善点の洗い出しに役立てる

こうした課題は、言葉だけの説明では見落とされがちですが、図として表現することで誰の目にも明らかになります。

さらに、現行フローと理想フローを比較する「As-Is / To-Be分析」にも業務フロー図は最適です。

現状を「As-Is」、改善後の案を「To-Be」として描き分ければ、どこに手を加えれば効果が出るかが明確になり、改善の方向性も定まります。

部門間共有や会議資料として活用する

また、業務フロー図は会議資料としても使えます。
議論の際に業務の流れを指差しながら説明できるため、「どの処理がボトルネックになっているか」「どこを省略・自動化できるか」など、関係者の意見を具体的に引き出すきっかけにもなります。

さらに、改善後のフロー図を提示することで、改善内容の効果を「見える化」しやすくなり、社内での納得感や実行力の向上にもつながります。

まとめ | 業務フロー図は"業務を変える"ための第一歩

業務フロー図は、単なる図解ではありません。業務の見える化を通じて、課題を発見し、改善を促す強力なツールです。

DXや業務改善が求められる今、業務の実態を把握し、関係者全員が同じ認識を持つためには、業務フロー図の活用が欠かせません。
「どこでムダが生じているのか」「誰がどの作業をしているのか」「なぜこの手順が必要なのか」そうした問いに答える土台が、業務フロー図によって得られます。

さらに、業務フロー図は改善だけでなく、業務引継ぎや教育、会議での共通資料としても活かせます。
誰が見てもわかる業務フローを描くことで、属人化を防ぎ、組織全体の生産性向上にもつながるのです。

2025年8月27日公開
※この記事に掲載されている内容、および製品仕様、所属情報（会社名・部署名）は公開当時のものです。予告なく変更される場合がありますので、あらかじめご了承ください。