ファイル送付の「うっかりミスを防ぎたい」、その方法とは?

新型コロナウイルスの影響でテレワークが増加
国内の通信量はコロナ前の1.5倍に

2021年2月に総務省が発表した主要なインターネットサービスプロバイダの通信量※1によると、新型コロナウイルスのまん延によるテレワーク増加等の影響により、月間の通信量が約1.5倍にまで増加しているということです。 また、通信総量は毎月増加傾向にあると合わせて報じられております。

世界全体でみても、米マイクロソフト社から発表されたレポートのうち「Microsoft Exchange Onlineで送信されたメール件数 ※2」では、2021年2月一月あたりのメールの件数は1年前と比べて400億件以上増加していると報告されております。

これらのことからこの1年のビジネスの流れの大きな変化として、その活動の多くがインターネットを介した形に変化したことがあげられます。

書類の送付も郵送からネットへ

インターネットを介したビジネスが増加したことに加え、新型コロナをはじめとする複雑な社会事情が原因となり、現状では社内・社外を問わず対面でのやり取りが非常に難しくなっております。

また働き方も対面からテレワークへと変化することによって、これまで手渡しや郵送で行っていたように必要な書類や情報を会社に届けても相手には届かず、またこちら側も送られても受け取れないという重大な問題が多く発生しております。

対策の一つとして、これまでの紙を使ったやり取りからデータでのやり取りへと変更が進んでおりますが、これから先は機密性の高い低いに関係なくさまざまな書類や情報がさらにデータとしてやり取りされると考えられます。

その反面、データでの送付が主流になることが対面・郵送では起こらなかった新たなトラブルの原因となっております。

データ送付が引き起こす新たなトラブル

実際にデータを送付する手段としては、もっとも手軽な手段であることもあり、いまだに多くの企業・団体でメールへのファイル添付を採用されています。

ただし手軽な反面、日常的に利用しているメールにいきなり高い危機意識を持てと言われても難しく、非常に重要な書面でも数文字のパスワードで暗号化するぐらいでそれ以上を求められても対応が取れないのが実状です。

メールでのデータ送信には対面・郵送とは異なるこれまでにはなかったリスクが含まれているはずですが、無事に進んでいる間はそのリスクへの対策を講じることは非常に困難です。

とはいえ、どれだけ慎重に行ったとしても、人が行う以上いつかは

・他社の同姓の方への誤送信
・過去メールの再利用による不要な宛先が残ったままでの送信
・重要情報やメモが残ったままのファイルの送信
・ドッペルゲンガードメイン(有名なドメインとよく似たドメイン)への送信 ※3

というような、けっして意図的ではない「うっかりミス」が訪れます。

事実として、この1年で公表されている事例だけでもメール誤送信による重要情報とくに個人情報の流出は毎月数千名規模で発生しており、「うっかりミス」ではすまされないような一度送ってしまうともう取り返しがつかないトラブルが増加しております。

また、個人情報ではなくても「うっかりミス」で流出した情報がインターネット上で拡散されることで、企業の炎上騒ぎに発展してしまった事例もいくつも耳にしたことがあると思います。

特にテレワークの割合がさらに増加していくこの状況をかんがみると、企業規模や業種・業態にかかわらずすべての企業がメールやファイルの誤送信への、何かしらの対策を講じる必要があります。

【オフィス宅ふぁいる便】の送信取り消し機能で解決
万一のうっかりミスでも送信取り消し機能でカバー

このようなトラブルを未然に防ぐための方法の一つとしては、メールでの添付を廃止してファイル転送サービスを利用することです。

ファイル転送サービス【オフィス宅ふぁいる便】の持つ送信取り消し機能は、誤った宛先や間違ったファイルを送ってしまった後でも、相手がファイルを受け取るその瞬間までいつでも取り消すことが可能です。

また、事前に登録した宛先だけに送付を許可することも可能なので、宛先間違いによる「うっかりミス」については、根本から防ぐことができます。

さらに

■簡単操作
  初めて使う方でもわかりやすい画面構成
■一時ユーザー
  ファイルを受け取る場合にも利用が可能
■事前承認  ※プロフェッショナルプラン以上が必要
  送付前に上長・管理者の承認が必要

などの便利な機能を備えておりますので、あらゆるビジネスの場面でのファイルの送受信の場面で活用いただけます。

また、より安全・安心なビジネスの実現をサポートできるように「オフィス宅ふぁいる便」は国内のデータセンターでサービスを運用しております。

「オフィス宅ふぁいる便」のくわしい機能や料金プランについては、こちらをご確認ください。

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