大容量ファイル送信サービスを選ぶポイント|重要性やメリットも解説

大容量ファイル送信サービスとは

ファイルの送信や共有には、共有サーバーやメールを利用することが一般的です。しかし、ファイルの容量が大きすぎると、メールに添付して送信できなかったり、サーバーにファイルをアップロードできなかったりする場合があります。そのような場合に対応できる送信方法として利用されるのが、「大容量ファイル送信サービス」です。

たとえば、以下のようなファイルを送信する際に、大容量ファイル送信サービスが利用されます。

  • 図面やCADデータ
  • 解析した大量の研究データ
  • AIの学習教材用のビッグデータ
  • 大容量の顧客情報
  • 編集・デザインデータ
  • 作業・操作手順の説明動画

添付ファイルの容量の目安

添付ファイルの容量の目安はおよそ5メガバイトです。GoogleのメールサービスであるGmailであれば、スマホからでも最大で25メガバイトのファイルを添付することが可能です。しかし、送信相手のダウンロードの手間やサーバーへの負荷を考えると、5メガバイト程度が無難な容量であると言えるでしょう。zip形式の圧縮ファイルにパスワードを設定してメールで送信する、いわゆるPPAPの方式でファイルを送ることも可能ですが、セキュリティ対策の観点から、現在では利用を廃止する動きが主流となっています。

大容量ファイル送信サービスの重要性

上記の例のように、大容量のファイルの中身は個人情報やビジネスシーンにおいて、機密情報として扱われるものが多いのが特徴です。万が一情報漏えいが発生した場合のリスクを考えると、セキュリティ対策は万全でなければなりません。そのため、ビジネスシーンでの大容量のファイル送信には、安全に利用できるようにさまざまなセキュリティ機能が備わった法人向けの大容量ファイル送信サービスを利用することが重要と言えます。

大容量ファイル送信サービスのメリット

以下では、大容量ファイル送信サービスを利用することで得られるメリットについて解説します。

業務効率の向上

データを送信する際に小分けにする必要がないほか、パスワードを設定する手間も省くことができるため、ファイル送信作業の効率を向上させることが可能です。また、USBメモリなどの記録メディアを郵便で送付する方法に比べて、リアルタイムでのやり取りが可能になり、作業効率の向上につながります。

低コストで導入・運用できる

大容量ファイル送信サービスは、新たに設備やシステムに投資をする必要がなく、低コストで導入・運用が可能です。

セキュリティ対策ができる

ファイルの紛失や遺失の心配がないため、情報漏えいのリスクを軽減できるでしょう。また、以下のようなセキュリティ機能を利用できます。

  • 宛先制限機能
  • 上長承認機能
  • URL無効化機能
  • ファイルの自動削除機能
  • ダウンロード期間・回数の制限設定機能
  • ロギング機能

宛先制限機能や上長承認機能によって、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。その他、URL無効化機能やファイルの自動削除機能、ダウンロード期間・回数の制限設定機能によって、送信後のセキュリティについても安心して利用できます。万が一、不正アクセスなどが発生した場合でも、ロギング機能によって原因を特定しやすくすることが可能です。

大容量ファイル送信サービスのデメリット

さまざまなメリットがある大容量ファイル送信サービスですが、いくつかのデメリットもあります。セキュリティ対策をしっかりと講じていても、クラウド内での転送サービスのように1つのサーバーを利用している場合、情報漏えいのリスクは拭えません。
このデメリットは、クラウドタイプの転送サービスではなく、ファイルの送信に特化したサービスを利用することで対策が可能です。また、ファイルの保存場所のURLをメールで送信する場合は、ヒューマンエラーのリスクも存在します。その場合でも、宛先制限機能を搭載しているサービスを利用することで、リスクを軽減できるでしょう。

大容量ファイル送信サービスを選ぶポイント

大容量ファイル送信サービスを選ぶ際には、いくつかのポイントについて知っておくことで、メリットを受けやすくなります。以下では、大容量ファイル送信サービスを選ぶポイントについて紹介します。

データ容量で選ぶ

サイズの大きいファイルを送信する場合、一度に送信可能なデータ量や保管できるファイルの容量をよく確認しておく必要があります。データの容量はサービスによって異なるため、自社の利用状況に適した容量のサービスを選びましょう。

料金で選ぶ

大容量ファイル送信サービスには、有料と無料のものがあります。無料のサービスは、料金がかからないことが最大の魅力です。しかし、ビジネスツールとして利用するには、セキュリティ対策が十分でなかったりデータの容量が少なかったりするため、利用の際には注意が必要です。

法人向けの有料のサービスであれば、導入や運用にコストがかかりますが、セキュリティ機能が充実しているため安心して利用できるほか、業務をより効率化させることができます。

セキュリティ対策で選ぶ

どのようなセキュリティ機能を利用できるかについても、大容量ファイル送信サービスを選ぶ際の重要なポイントです。セキュリティ対策が万全ではないサービスの場合、ヒューマンエラーや情報漏えいのリスクが高まります。さまざまなセキュリティ機能が搭載されているサービスを選ぶことで、リスクを軽減することが可能です。

操作性で選ぶ

大容量ファイル送信サービスを実際に導入しても、サービスの操作性が低かった場合、利用者の中で定着しなかったり、思ったような導入の効果が得られなかったりする可能性があります。導入の効果を最大限得るためには、操作性が高いサービスを選ぶようにしましょう。

搭載されている機能で選ぶ

有料のファイル送信サービスにはさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能として、先述した

  • 宛先制限
  • 上長承認機能
  • URL無効化機能
  • ファイルの自動削除
  • ダウンロード期間・回数の制限設定機能
  • ロギング機能

などがあります。安心してサービスを利用するためにも、これらの機能がどれだけ利用できるかについて、しっかりと確認をしておきましょう。

また、ファイルを送信できるだけでなく、ストレージ上でファイルを共有し編集・加工できるサービスも存在します。自社の利用状況に適した機能が搭載されているサービスを選ぶことで、サービス導入の効果を得られやすくなるでしょう。

目的に合わせて選ぶ

ビジネスで大容量ファイル送信サービスを利用する場合は、法人向けのサービスがおすすめです。ビジネスシーンで取り扱うファイルは個人情報や機密情報であることも多いため、無料のサービスなどを利用した場合、情報漏えいなどのセキュリティ面のリスクが高まります。個人間での簡単なやり取りであれば無料のサービスでも問題ありませんが、ビジネスでの利用の場合はセキュリティ機能が充実している法人向けのサービスを選ぶことで、情報漏えいのリスクを軽減することが可能です。

大容量ファイル送信ならオフィス宅ふぁいる便

ビジネスで利用できる法人向け大容量ファイル送信サービスなら、「オフィス宅ふぁいる便」のサービスがおすすめです。
「オフィス宅ふぁいる便」では、1回の送信で最大10ギガバイトまでのデータを送信することが可能です。また、以下のようなさまざまなセキュリティ機能を搭載しているため、ビジネスシーンでも安心してご利用いただけます。

【オフィス宅ふぁいる便の主なセキュリティ機能】

  • 利用者の利用ログ確認機能
  • 上長の承認機能
  • ユーザー管理機能
  • 送受信履歴機能
  • 管理者の監査機能
  • ファイル受け取りURL自動削除機能


これらのセキュリティ機能が搭載されていることで、不正アクセスやヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐだけでなく、社内からのデータの持ち出しなどのリスクを軽減することが可能です。また、「オフィス宅ふぁいる便」はPPAPの代替手段としても利用していただけます。

オフィス宅ふぁいる便の概要はこちら>>

まとめ

大容量ファイル送信サービスは、容量の大きな重要ファイルを一度に送信することができる便利なサービスです。サービスを選ぶ際には、今回紹介したポイントについてしっかりと確認をしておきましょう。「オフィス宅ふぁいる便」の大容量ファイル送信サービスは、さまざまなセキュリティ機能が搭載されているため、安心してご利用いただけます。

大容量ファイル送信サービスを導入したいとお考えの場合は、ぜひ一度お問い合わせください。


2022年4月27日

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