大容量ファイル転送のセキュリティ向上と効率化 : オフィス宅ふぁいる便の管理機能で実現するビジネス環境

大容量ファイル転送サービスへの移行とその背景

現代のビジネス環境では、大量のファイルや機密性の高い情報を安全に、かつ効率的に送受信することが求められます。しかし、従来のメール送信では、以下のような課題が指摘されています。

ファイルサイズの制限 : 多くのメールサービスには送信できるファイルの容量に制限があります。大容量のファイルを送信する場合、ファイルを分割したり、圧縮したりする手間が発生します。

セキュリティのリスク : 機密性の高い情報をメールで送信すると、メールが第三者によって傍受されるリスクがあります。また、誤送信による情報漏えいの可能性もあります。

これらの課題を解決するために、簡単な操作で安全にファイルを送信できる仕組みである大容量ファイル転送サービスがあります。以下どのようなセキュリティの仕組みが必要か、また運用についての注意点について説明します。

ファイル転送とネットワークセキュリティ対策の重要性

ファイル転送サービスなどSaaSサービスを運営するうえでの一般的なセキュリティ対策としては、ファイアウォールによるネットワークの保護、不正アクセスを防ぐための認証システム、データ暗号化などがあります。
さらに、ネットワーク攻撃の検知と、不正アクセスを拒否するための対策も欠かせません。侵入検知システム（IDS）や侵入防止システム（IPS）を導入してリアルタイムにネットワークの異常を検知し、必要に応じて対策を講じることで、外部からの攻撃を防ぎます。

コンピューターウイルスへの対策として、ウイルス対策ソフトを導入し、最新のウイルス適宜ファイルを用いた定期的なウイルススキャン実施によって、マルウェアによる被害のリスクを低減することが可能です。
また、通信の暗号化も重要となります。例えばSSL/TLSプロトコルによる通信の暗号化は、データが第三者に傍受されるリスクを低減し、情報の機密性を保つことができます。

これらの対策を実施のうえ、定期的なセキュリティ診断を行い、システムの脆弱性を検出・対策を講じることで、セキュリティレベルを維持・向上させることが重要です。

以上の対策により、SaaSサービスは大容量のファイルを安心して送受信することが可能になり、業務の安全性と効率性を高めることができます。このような外部からの攻撃対策は、現在のビジネス環境においては必須の要素であり、SaaSサービスを選択する際にも重要なポイントとなります。

内部監査と情報漏えい防止のための内部統制

情報漏えい事件の多くが内部犯行によるものであるという事実は、企業のセキュリティ対策において重要な視点を提供します。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）のレポートによれば、情報漏えいの約8割が内部者によるもので、その中でも約6割が故意によるものだとされています。これは、従業員やパートナーが持つアクセス権限を悪用することによるものが多く、内部統制の不備が原因となることが多いです。

＜参考サイト : 独立行政法人情報処理推進機構「企業の内部不正防止体制に関する実態調査」報告書（外部サイト）＞

このような背景から、内部監査の仕組みの整備と運用が必要となります。ファイル転送サービスは便利な反面、何でも外部に送信できてしまうというリスクもはらんでいます。送受信履歴を保存し情報の取り扱いについての監査は必須となります。この仕組みを用意し、運用されていることをユーザーに周知することにより、誤送信や不正アクセス、情報の改ざんなど、情報漏えいの原因となる行為が抑止できます。

また、ユーザーの行動履歴の分析により、不審な行動パターンを検知し、内部犯行を防止するための予防策を講じることも可能です。これらの対策は、情報漏えい予防だけでなく、万が一の情報漏えい発生時にも迅速な対応と原因究明を可能にし、企業の信頼性を維持するうえでも重要となります。

セキュリティ強化と業務効率化を実現するオフィス宅ふぁいる便の管理機能

オフィス宅ふぁいる便では、外部からのセキュリティ攻撃に対する対策として、通信の暗号化、定期的なセキュリティ診断、そして侵入検知・防止システムを用いることでシステムとデータの安全性を保っています。
加えて管理機能では、送受信履歴の把握だけでなく、ファイルのサイズや数の上限設定や保管期限設定、ユーザーアクセスに対してはパスワードポリシーとロックアウト回数の設定、アクセスIPの制限、利用ドメインの制限など、細かい設定が可能となっています。

これらの制限の設定には、例えばファイルの有効期限を設定することが含まれます。これにより、保管期間の管理が容易になり、古いファイルが不必要に残ることを防ぐことができます。また、パスワードポリシー設定とアクセスIP制限により、悪意あるユーザーによるアクセスを防ぐことができます。
さらに、送受信履歴の閲覧機能を用いることで、誰がどのファイルを送受信したかを一元的に管理し、不適切な送受信を発見することができます。

これらの管理機能は、情報セキュリティ対策としてだけでなく、業務のスムーズな運用にも寄与します。また利用状況を一目で把握できるダッシュボード機能は管理者の業務の負荷の軽減に役立ちます。

内部統制強化と業務効率向上のためのオフィス宅ふぁいる便活用法

オフィス宅ふぁいる便は業務効率化を実現しながら内部統制を強化することができます。以下に統制状況を確認するための監査の例を紹介します。

好ましくない送付先・好ましくないファイルの送付の発見
管理画面から参照・出力できる「利用ログ」に、すべてのユーザーが「いつ」「誰に」「何を」送ったかのログが記録されます。フリーメール等のメールアドレスに送信していないか、不適切なファイルを送信していないかを確認することができます。

ルールに違反した送付方法を使うユーザーの発見
オフィス宅ふぁいる便の利用がルールとなっているにも関わらず、例えばPPAP（パスワード付きファイルをメールで送信するファイル共有方法）を利用したり、オンラインのストレージサービスを利用したりするユーザーがいるかもしれません。オフィス宅ふぁいる便ではログ機能を使って利用頻度の低い、ルール違反の可能性があるユーザーを見つけ出すことができます。

なりすまし使用の発見
利用ログを見ると、業務時間外での利用がチェックできます。本人が業務をしていない時間に利用されていた場合、第三者によるなりすましの利用が疑われます。オフィス宅ふぁいる便では多要素認証でなりすまし対策が可能です。

管理者の不正の発見
利用ログには管理者の操作ログも記録されますので、管理者が不正なアカウントを作成していないか、一時的に不許可のアドレスに送信できる設定変更をしていないか、などチェックすることができます。

これらの例からわかるように、業務の効率性と安全性を両立させることが可能となります。これらは、現代のビジネス環境において求められる要素であり、オフィス宅ふぁいる便の活用は、企業全体のセキュリティと業績の向上に寄与します。

2024年2月21日

※この記事に掲載されている内容、および製品仕様、所属情報（会社名・部署名）は公開当時のものです。予告なく変更される場合がありますので、あらかじめご了承ください。