Microsoft Outlookだけで大容量ファイルを安全に送る : オフィス宅ふぁいる便アドイン機能で業務効率をアップ

はじめに : オフィス宅ふぁいる便とは

オフィス宅ふぁいる便は、ブラウザ上から手軽に大容量のファイルを送信することが可能なファイル転送サービスです。メールにファイルを添付して送信する従来の方法とは異なり、オフィス宅ふぁいる便では、ブラウザ上で直接ファイルをアップロードし、そのURLを相手方に通知することで、ファイルのやり取りを行います。

また送信時に、ファイルをダウンロードするためのワンタイムパスワードが自動的に発行されます。送信者はファイル受信者にメールなどの別手段にてそのパスワードを転送します。URLとワンタイムパスワードを入手して初めてファイルのダウンロードが可能となります。
これは、セキュリティを確保しながら効率的にファイル転送を行うことを実現します。以下より、この便利なサービスをより深く理解し、最大限に活用するための方法をご紹介します。

より簡単に : Microsoft Outlookとの組み合わせによる利便性

オフィス宅ふぁいる便はセキュリティを確保したまま、大容量のファイルを効率的に転送することが可能です。しかし、これには一方でブラウザからファイルをアップロードし、そののち、メーラーにてパスワードを受信、それを相手方に転送するという作業が必要になります。
これらのステップは、セキュリティを確保するために必要なものではありますが、日々の業務の中で頻繁にファイル転送を行うユーザーからすると、ブラウザとメールの2つのツールへの操作が必要なため少々手間がかかるという声も聞かれます。 では、この手間を解消し、さらに効率的なファイル転送を実現する方法はないのでしょうか？その答えが「Microsoft Outlookアドイン」機能となります。

アドイン機能の活用法 : ファイル送信処理の手間を削減

オフィス宅ふぁいる便は、Microsoft Outlookと連携することで、その便利性を一層引き立てます。Microsoft Outlookにアドインとして追加することで、Outlookの画面だけでファイルとパスワードの送信が可能になります。ブラウザを開き、システムにログインし、送付先等の必要情報を入力後、ファイルをアップロードするという一連の手間が大幅に省かれます。
さらに、Microsoft Outlookのアドレス帳をオフィス宅ふぁいる便が参照できる機能も魅力の1つです。これにより、Outlookに登録されている送信先をそのまま利用できます。送信先のメールアドレスをオフィス宅ふぁいる便、Outlook双方で管理したり、アドレスをコピー&ペーストするなどの作業が不要になり、アドレス帳の管理および、入力作業の負荷が軽減されます。

このように、アドイン機能を活用することで、ファイルとパスワードの送信が簡単になり、かつ、送信先の誤りを防ぐことができます。これにより、日々の業務がよりスムーズに、そして確実に進められるようになります。次章では、この便利なサービスの安全性と信頼性について詳しく解説します。

安全性と信頼性 : 安心してファイルが送れる、利用状況も管理できる

オフィス宅ふぁいる便は徹底したセキュリティ対策を講じています。ISMSクラウドセキュリティ認証を取得しており、厳格なルールのもとに運用が行われています。またお客様のデータを守る仕組みとして、Firewall（システムへの不正なアクセスを遮断）、IDS・IPS（システムへの不正な侵入や変更を検知・防御）、WAF（不正なプログラムの実行を遮断）を組み合わせて不正アクセスを防御しています。さらに、お客様から預かったファイルは、AES256ビットで暗号化して保管しています。24時間365日、有人監視も行い、有事の際にはすぐに対応できる体制を整えております。

また、ユーザーが適切に利用しているかの確認は高度な管理機能によって実現されています。そのための特徴的な3つの機能をご紹介します。

●利用状況レポート

各利用者がどのようにサービスを利用しているのかを送受信履歴を詳細に確認

●アラート通知機能

禁止アドレスへの送信は設定された通知先に即座に通知

●管理者操作ログ

管理者の操作を記録

これらの機能により、企業の管理者はスタッフの利用状況を把握し、適切な利用が行われているかを確認することができます。安全かつ適切なファイル送信の運用が実現できます。

まとめ : DXの第一歩、オフィス宅ふぁいる便で効率的な業務を

デジタルトランスフォーメーション（DX）が推進される今、オフィス宅ふぁいる便は業務効率を向上させる強力なサービスとなります。Microsoft Outlookとの組み合わせによる便利な送信機能は、日々の業務をスムーズに進めるだけではなく、送信ミスも低減させ、企業全体の生産性向上に寄与します。また、送受信ログの確認や、送信ファイルの閲覧、アラート機能などにより、安全性と信頼性も確保されます。

オフィス宅ふぁいる便は、DXの推進と共に、業務の効率化とセキュリティ確保を両立する優れたサービスです。ぜひお試しください。

2024年2月5日

※この記事に掲載されている内容、および製品仕様、所属情報（会社名・部署名）は公開当時のものです。予告なく変更される場合がありますので、あらかじめご了承ください。