データ活用による業務プロセスの高度化

当社の場合、たくさんある拠点が、それぞれ独自のやり方で業務を行っているんだよね。本社は統一したいけれど、業務はちゃんと回っているから聞く耳を持ってくれない。

その状況でいったいどんな問題が起こっていますか？

必ずしも全拠点の業務プロセスが効率的とは言えない。そのためか、異動した若手が新しい職場のやり方になかなか馴染めず、ストレスがたまって離職する事態も起こっている。多くの会社がやっているようにDXを進めてそれを解決しようと思ったんだ

具体的にどんな施策をお考えですか？

業務が専門の部署ごとに分断されていることが大きな原因だと思う。だから、社内のコミュニケーションツールを充実させればどうにかなるかなと。あと見積書の作成が遅いというお客様からのクレームが多いので、高度な見積作成システムを全拠点に導入しようかと。

そういった施策で社員間の意思疎通を促進したり、特定の作業を効率化したりすることは期待できますね。でも、それは局所的な改善に過ぎません。DXで求められるのは「業務全体の変革」です。

えっ！そんなものなの？

まずは業務プロセス全体をどのように変えたいのかを明確にし、そのために何がボトルネックになっているのか、優先して解決すべき課題は何なのかを把握しないと、本当の「変革」は行えません。逆にそれをしっかり行えば、現在の課題だけでなく今までできなかったこともできるようになることが期待できます。

とはいえ、本社で全拠点の状況を把握するのは至難の業なんだよね。

それでしたら一度、貴社の業務プロセス全体を「見える化」しませんか？

そんなことができるの？

専任のコンサルタントが、複雑化している業務プロセスを紐解いていきます。例えば、一つの業務が完結するまでの一連のフローを部署間のやりとりも含め可視化します。またフロー内の個々の作業の内容についても、作業の課題や改善策が検討できるレベルまで、例外処理も含めて手順を記載します。

その中で、「時間がかかっているボトルネック箇所」、「担当者のミスが発生しやすい箇所」、「担当者による複雑な業務判断箇所」の3点を洗い出します。ボトルネック箇所とミスが発生しやすい箇所については、プロセスと心理影響の両面から原因を探り、対策案を作成します。複雑な業務判断箇所については、判断に有益な情報が何かを定義し、AIやデータ分析を活用してその情報を担当者に提供することで、高度な業務判断の支援や自動化することができます。

そこまでやってもらえれば、業務プロセスは大きく変わりそう...

当社にはもう一つ課題があって、どこの拠点にもたくさん商品を売る営業担当者とかサクサク業務をこなす事務スタッフがいるんだけど、彼らのどこが他の人と違うのか、我々が見てもわからない。本人も「普通に仕事しているだけ」としか言わないんだ。みんなが同じようなスキルを身に付けたら、業務はものすごく効率アップするはずなんだけど。

それも当社なら解決の支援ができますよ。

どういうこと？

いわゆる「匠」と呼べる人たちの行動を観察して、その技を「見える化」し、本人も言葉では説明しきれないスキルやノウハウを言語化します。

それをマニュアルにして社内に展開するといったことだね？

もちろんマニュアル化もできますし、さらに必要な部分はデジタル化することで、スキルや経験がない人も同じような業務が可能になり、組織全体の業務効率アップが図れます。

ちなみに行動観察の際は、例えば販売シーンであれば営業担当者だけでなく、商品を購入してくださるお客様のほうも観察します。どういうアプローチなら購買決定に至るかを解明するのです。このように特定のシーンや人物だけでなく、それを取り囲む環境も合わせて観察することが重要です。

確かにセールスは相手があってのことだからね。

オージス総研では、匠の行動観察を専任で行っているスペシャリストが幅広い業界で培った豊富な経験をもとに対応します。これはオージス総研ならではのソリューションです。システムやアプリケーションから収集したデータおよび、匠が判断をする際に活用している明示的なデータと暗黙的なデータを集めて、それらを解析し、多くの社員が活用できるようにするための道筋を立て、全社的な業務プロセスの高度化を支援します。

「見える化」した匠の技もデータなの？

「データ」は大きく分けると2タイプあって、数値化できる「定量データ」と、数値化や類型化が難しい、言葉で表現される「定性データ」があります。お客様には、売上データのような明確な数値による資産もあれば、社員の方々が勘や経験で培ってきたノウハウやスキルなどの資産もあるはずです。どちらも貴重なデータとして分析し、DXを成功させるために最大限に活用します。それにより、これまで匠もできなかったこともできるようなレベルまで、全社的な業務プロセスの高度化が図れます。

なるほどね。営業とか事務処理だけでなく、同じことを幅広い業務で行える気がしてきた。

こうなったら、さっさと業務プロセスや匠の技を「見える化」し、さらに高度化につなげてわが社のDXを完了させたいね。

いえいえ、DXはそんなに単純なものではありません。行動観察やデータの分析結果をもとに一つの仮説を立てたとして、それが絶対的とは言えないからです。コンサルティングからスタートして、お客様の現況を把握し、仮説を立て、ITを導入して成果を検証し、より精度の高い仮説を構築し改善サイクルを回していくことが重要なのです。

だから、立派なシステムだけ導入してもDXはうまくいかないわけだな。

むしろ、そこが本当のスタートラインです。オージス総研は、DXのパートナーとして、あらゆるご要望やお悩みにワンストップで対応します。こちらからの一方的な提案ではなく、お客様と一緒に逐次確認しながら最適なソリューションをご提供し続けます。いわば伴走するので安心してDXに取り組めます。

結局、DXで大切なのは、システム選びではなく、パートナー選びだな。

メーカー系のソリューションプロバイダではないので、特定のパッケージ製品を採用することはなく、あくまで中立的な立場で、DXで変革を起こし、お客様にとってベストのシステム構築を目指します。ぜひパートナーの候補にお加えください。