本稿では、施主とITベンダーが一体となって進めていくべきプロジェクトを、広く業務改善プロジェクトとして捉え、その進め方を見ていく。尚、改善と改革という言葉は異なる意味であるが、本稿では両者の違いに触れず、一括りに「業務改善」と呼ぶ。
・業務改善のステップ
- 危機意識を高める(Establishing a sense of urgency)
- 変革推進チームをつくる(Forming a powerful guiding coalition)
- 適切なビジョンをつくる(Creating a vision)
- 変革のビジョンを周知徹底する(Communicating the vision)
- 従業員の自発的な行動を促す(Empowering others to act on the vision)
- 短期的な成果を生む(Planning for and creating short-term wins)
- さらに変革を進める(Consolidating improvements and producing still more change)
- 変革を根付かせる(Institutionalizing new approaches)
また、業務改善は一朝一夕に実現できるものではなく、どうしても長丁場になりがちだ。小さな成功体験は、現場のモチベーション維持のためだけでなく経営層の理解を得て業務改善活動を継続し続けるためにも必要になってくる。成果を短期的に出していくためには、改善テーマを適切なサイズにスライスし、優先順の高いものから取り組んでいく。すなわち、業務改善プロジェクトのWBSは、タスクではなく成果ベースで作成しなければならないことを意味する。
・業務改善のプロセス
図1. IT経営プロセスモデル「ITCプロセスガイドラインVer2.0」より引用
ITCのプロセスは、企業の状況に応じてカスタマイズして利用することが前提となっている。また、抽象度が高いので実践経験の無い人からすれば多少分かり難いところがあるかもしれない。今回は、プロセスの詳細には触れず、要するに「何をしなければならないのか」のイメージを伝えたい。
・RFPの構成
ここでは、その見本を活用させていただき、RFPの全体像を俯瞰する。ざっくりいうと、RFPは3つのパートから構成されていることが分かる。
図2. ITコーディネータ協会発行 「開発委託用RFP見本」より作成引用
- このパートの主題は、「なぜ業務改善を行い、解決の手段としてシステムを導入するのか?」ということになる。そもそもシステム導入の目的が経営戦略と整合し、尚且つ、経営目標の達成に寄与するものでなければ経営層の承認を得ることができない。また、システムのオーナーたる利用部門が主体的に参画するように仕向けるために、動機づけのメッセージも不可欠となる。
- このパートでは、「何を実現しようとし、そのためにどのようなシステムを必要としているのか?」を記述する。RFPに付きまとう疑問として、「何をどこまで書けば良いのか?」というものがある。詳細に書けば要件定義書のレベルになるし、粗く書けばベンダーに要件が伝わらず、精度の高い見積はもとより、より良い提案を引き出すことができない。一概には言えないが、施主の要求として伝えなければならないことと、ベンダーの裁量に委ねることを勘案して「適切なレベルで」記述することになる。
- 「どのようにシステムを実現するのか?」に関しては、主にベンダーから提案を受ける部分であり、施主として提案に含めてほしい内容を検討し記述する。ベンダーからより良い提案を受けられるように、前提条件や要望等を整理する。
・まとめ
・参考文献
[1] | 「ジョン・コッターの企業変革ノート」ジョン・P・コッター他、2003年 |
[2] | 「ITコーディネータプロセスガイドラインVer2.0」ITコーディネータ協会、2011年 |
[3] | 「開発委託用RFP見本」ITコーディネータ協会、2003-2004年 http://www.itc.or.jp/foritc/useful/rfpsla/dlfiles/kaihaturfp_v10e.pdf |
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