電子帳簿保存法とは?対象書類や保存方法、2022年の改正内容を解説

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類や電子取引に関する書類を、一定の要件を満たすことを条件に電子データ(電磁的記録)で保存することを認める法律です。仕訳帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」、貸借対照表や損益計算書などの「国税関係書類」、EDIやインターネットなどで授受された請求書や領収書などの「電子取引」の記録が対象となっています。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。本来、国税関係帳簿書類は紙で保存することが義務付けられています。つまり「電子帳簿保存法」は正式名称の通り、該当帳簿や書類の電子保存を特例として認める法律ということになります。

ただし、2021年12月の改正によって、2022年1月からは電子取引データの電子保存が義務化されました。2023年12月までの猶予期間がありますが、早めに対応できる仕組みを整えることが大切です。

電子帳簿保存法の概要と創設の背景・目的

電子帳簿保存法は、デジタル化やペーパーレス化といった時代の流れのなかで、事業者の帳簿書類保存の負担を軽減する目的で創設されました。創設されたのは1998年です。このときにはじめてデータ作成した国税関係帳簿書類の電子保存が認められました。それ以来、時代の要請や社会の変遷に合わせて、数度の改正が行われています。

2005年に、紙で発行あるいは受領した書類のスキャナ保存制度がスタート。ただし、「契約書等については、記載された契約金額、受取金額が3万円未満のものに限る」「電子署名が必要」といった条件がありました。この要件は2015年の改正で撤廃されます。「3万円以上のものも対象とする」「電子署名も不要」となったのです。

2020年にはインターネット上での取引やキャッシュレス決済における紙の書類が不要になりました。ECサイトの領収書やインターネットバンキングのWeb明細などが、改ざんが不可能な状態で保存されている限り、税務上の正式な書類として認められることとなったのです。

そして、2022年1月からはペーパーレスやテレワーク推進の観点から、電子取引の情報は原則として電子データでの保存が義務付けられました。ただし、この改正に対応するために、2年間の猶予期間があります。

電子帳簿保存法における対象と区分

電子帳簿保存法が対象とするのは、以下の3種類です。

  1. 国税関係帳簿
  2. 国税関係書類(決算関係書類、取引関係書類)
  3. 電子取引
分類 国税関係帳簿 国税関係書類 電子取引
決算関係書類 取引関係書類 電子データ 電子帳簿
自己発行 相手から受領
定義 国税関する法律の規定により備え付けおよび保存をしなければならないこととされている帳簿 国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引
主な例 仕訳帳
総勘定元帳
BS
PL
注文書
契約書
送り状
領収書
見積書
注文書
契約書
送り状
領収書
見積書
注文データ
契約データ
納品データ
請求データ
見積データ
注文書
契約書
送り状
領収書
見積書
該当条文 第四条1 第四条2 第四条3 第七条

国税関係帳簿とは

「国税関係帳簿」とは仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳や買掛帳などを指します。電子保存の対象となるのは、自己がはじめからパソコンで作成した帳簿です。手書きで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿は対象外なので、紙のまま保存する必要があります。

国税関係書類とは

「国税関係書類」は決算関係書類と取引関係書類に分かれます。

「決算関係書類」とは貸借対照表(BS)や損益計算書(PL)などで、電子帳簿保存法の対象になるのは自己がパソコンで作成した書類です。

一方の「取引関係書類」はさらに2つに分類されます。まずは自己が発行した請求書や領収書などの控え。そして、取引相手から受け取った請求書や領収書などです。ただし、自己が手書きで発行、あるいは一部を手書きで追記した領収書などは電子帳簿保存法の対象外です。

電子取引とは

「電子取引」は、EDIやインターネットでサービスや物品を売買することを指します。このときに電子データとして授受した請求書や領収書などの書類も、電子帳簿保存法の対象です。

電子帳簿保存法で認められる保存方法

電子帳簿保存法で認められているのは、以下の3つの保存方法です。

  1. 電子帳簿書類の電子データ保存
  2. 紙書類のスキャナ保存
  3. 電子取引データの保存

電子帳簿書類の電子データ保存

電子帳簿書類とは、自社がパソコンなどを利用して作成した帳簿や書類などです。例えば、会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳、請求書や領収書などを指します。このように最初から電子的に作成された帳簿や書類は電子保存が認められています。保存場所は自社のサーバーでなく、クラウドサービスのサーバーでも問題ありません。

紙書類のスキャナ保存

紙書類とは自社がパソコンなどを使って紙で作成のうえ発行した、あるいは取引先から紙で受け取った取引関係書類です。例えば、請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンを利用して電子データ化、保存することが認められています。

電子取引データの保存

EDIやインターネットなどの取引で発行・受領した請求書や領収書も電子保存できます。注意点として、電子データでやり取りしたデータは、データのまま保存しなければいけません。データを改ざんできない仕組みをつくれば、タイムスタンプは不要です。(※詳細は下記「電子取引データ保存に対する改正内容」で説明します)

「タイムスタンプ」とは

タイムスタンプとは、対象の電子データが特定の時刻以降に改ざんされていないことを証明する技術のことです。タイムスタンプを付与することで、電子データの真実性を確保できます。紙の書類への押印に相当する保証を電子データ上で実現するための手段になります。なお、電帳法の保存要件として電子データにタイムスタンプを付与するには、認定業者に依頼する必要があります。

2022年1月施行、電子帳簿保存法改正のポイント

2022年(令和4年)1月から、改正電子帳簿保存法が施行となりました。この改正ポイントは「国税関係帳簿書類の電子化要件緩和」と「電子取引に関わる電子保存の義務化」です。

国税関係帳簿書類の電子化については、これまで運用開始の3ヶ月前までに承認を税務署長に対して申請するルールがありました。これが今回の改正で廃止され、電子化と保存の要件を満たせばすぐに電子保存できるようになります。

一方、EDIやインターネットなどを利用した電子取引データについては、電子保存が義務化されました。例えば、これまでプリントアウトして紙保存してきたECサイト経由の領収書であれば、改正後は電子データで保存しなければいけません。

国税関係帳簿書類保存に対する改正内容

国税関係帳簿書類保存に対する改正について詳しく紹介します。

事前承認制度の廃止

国税関係帳簿書類の電子データ保存やスキャナ保存をするためには、これまで運用開始の3ヶ月前までに管轄の税務署長に申請する必要がありました。しかし、この手続きには申請書のほか、国税関係帳簿の作成を行うパソコンの処理システムの概要を記載した書類や、そのパソコンに関する事務手続きの概要を明らかにした書類を添付するなど、事業者の負担が少なくありませんでした。

2022年1月施行の改正では、こうした事前申請が不要になりました。その結果、事業者の事務手続きが大幅に軽減され、いつでも電子保存やスキャナ保存をスタートできるようになったのです。

最低限の要件を満たす電子帳簿の電子データ保存が可能に

国税関係帳簿書類の電子データ保存にとって重要なのは、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。真実性の確保とは、帳簿書類が本物であることが証明できること。可視性の確保とは誰でも視認できることを表します。こうした理由から、これまではさまざまな保存要件が定められました。

2022年1月施行の改正によって「正規簿記の原則である複式簿記などにしたがって記録されていること」「最低限である3要件を満たしていること」を条件に、電子保存が認められることとなりました。

最低限の3要件とは、以下の通りです。

  1. システム関係書類(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)が備え付けられていること
  2. 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  3. 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと

国税関係帳簿書類をパソコンで作成している一般的な企業であれば、いずれもすでに満たしている要件であると考えられます。電子保存の要件は大幅に緩和されたと考えていいでしょう。

また、優良な保存要件や検索要件を満たしている帳簿は「優良な電子帳簿」に認定されることとなりました。優良な電子帳簿に認められると、過少申告加算税の軽減措置が適用されます。所得税や法人税、消費税に修正申告があった場合、通常であれば10~15%の過少申告加算税が加算されますが、これが5%に軽減されるのです。ただし、あらかじめ要件を満たしたうえで税務署に本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書を提出する必要があります。なお、隠蔽行為や偽装行為などの不正があった場合には、軽減措置は適用されません。優良な電子帳簿が適用される要件は以下の図を参照してください。

No. 優良な電子帳簿の保存要件
1 訂正・削除を行った場合には、その内容を確認できるシステムを利用していること
2 通常の業務処理機関外に処理したデータについては、その事実が確認できるシステムを利用していること
3 電子データと他の帳簿情報の関連が相互に確認できること
4 保存するシステムの概要・仕様・操作などがドキュメントで確認できること
5 保存データは整頓された状態が維持されており、いつでも取り出せること
6 保存データは、取引年月日・取引金が気・取引先から検索できること
7 日付または金額の範囲指定で検索できること ※1
8 2つ以上の検索項目を組み合わせた条件で検索できること ※1
9 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができること ※2

※1は※2が満たされていれば不要
国税庁ページ(外部サイト)を基にオージス総研にて作成

検索要件の緩和

国税関係帳簿書類の電子保存データ、スキャナ保存データの検索要件が「日付」「取引先」「取引金額」の3項目だけとなりました。これまでスキャナ保存の要件とされていた、「日付あるいは金額の範囲指定ができること」「2つ以上の項目を組み合わせて検索できること」についても廃止されたのです。

タイムスタンプ要件の緩和

2022年1月施行の改正では、タイムスタンプの要件も大幅に緩和されました。これまで、紙で受領した契約書や領収書など国税関係書類の電子保存については、同一人物が受領から電子データ化する場合で「取引先から受領した日から、おおむね3営業日以内」、受領者と電子データ化する人物が異なる場合では「おおむね7営業日以内」にタイムスタンプを付与するという要件がありました。

2022年1月施行の改正によって「最長で約2ヶ月+おおむね7営業日以内」にタイムスタンプを付与する要件に変更されました。この要件は書類の受領者と電子データ化の作業者が同一の場合も異なる場合も同じです。

また、電子データの修正や削除の記録が残る、あるいは修正や削除ができないクラウド会計サービスなどを利用している場合は、タイムスタンプそのものが不要となりました。

適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存データについて、不正防止の観点から定められていた適正事務処理要件が廃止されました。「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止」の3項目について社内規定を設ける必要がなくなったのです。これによってスキャナ保存したあと、即時に紙書類を破棄できるようになりました。また、これまでは2名以上で進めなければいけなかった事務処理を1名でできるようになり、国税関係書類の電子保存や保管の負担が大幅に軽減されました。

不正があった際のペナルティ強化

スキャナ保存された記録に隠蔽や仮装などの不正があった場合、その不正による申告漏れなどに課される重加算税がさらに10%加重されます。

電子取引データ保存に対する改正内容

電子取引の電子データ保存は、全事業者共通で義務化されました。具体的にはどのような変更があったのでしょうか。

検索要件の緩和

電子取引データについても、国税関係帳簿書類同様に検索要件を満たしている必要があります。「日付」「取引先」「取引金額」のいずれかで検索できれば問題ありません。ただし、税務署の求めに応じてダウンロードできる状態にしてあり、基準期間(前々年度の1月1日~12月31日)の売上が1000万円以下の小規模事業者であれば、検索要件は適用されません。

タイムスタンプ要件の緩和

電子取引データについても受領したデータにタイプスタンプを付与すること、検索要件を満たすことが定められています。ただし、国税関係帳簿書類と同様、電子データの修正や削除の記録が残る、あるいは修正や削除ができないクラウド会計サービスなどを利用している場合は、タイムスタンプそのものが不要です。また、データの訂正や削除を原則禁止とする事務処理規定を作成のうえ社内に告知してある場合も、タイムスタンプは不要となります。

出力書面保存の廃止(電子データ保存義務化)

2022年1月施行の改正前、電子取引データに関する書類はプリントアウトして紙で保存することが認められました。今後は紙での保存が正式な手続きとして認められません。EDI、インターネットで授受するすべてのデータを対象に、電子保存することが義務付けられました。

ただし、電子保存に対応した管理システムの導入やワークフローの整備が間に合わないなど、「やむを得ない事情」があるケースもあります。その場合、「出力書面の提示または提示の求めに応じることができる」という条件を満たしていれば、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間に限って紙での保存が認められます。2024年1月1日には電子保存が義務化されるので、2年の猶予期間にしっかり準備しておくことが重要です。

不正があった際のペナルティ強化

電子取引データの電子保存義務に違反した場合は、通常の重加算税額に10%加算されることとなります。ただし、国税庁が公式サイトで以下のように説明しました。

【補足説明】
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。


出典:国税庁「お問合せの多いご質問(令和3年11月)」(外部サイト)

電子取引データを紙保存して正しく記帳して申告していた場合も、支出を認めるとのことです。また、一部では青色申告の承認が取り消されるのではないかという声もありましたが、即取り消しということはなさそうです。そうだとは言え、出力書面廃止の猶予期間が終了する2024年1月以降には完全に厳格化される可能性があります。電子取引データを電子保存できるよう社内体制を整えておくべきでしょう。

まとめ

今まで見てきたように、改正電子帳簿保存法は、すべての事業者のあらゆる業務に関係する法改正となります。

そして、リモートワークの導入などにより、業務情報のデジタル化およびペーパーレス化がますます進んでいきます。

その際、効率化だけなく内部統制・コンプライアンスも担保できる仕組みが求められています。電子データの適切な保存は、取引証跡保存という観点からも有用なため、単に法律が改正されるから対応するというのではなく、全体的な効果を鑑みて対応する必要があります。

また、2023年10月からのインボイス制度にスムーズに対応するため、デジタル庁が電子インボイスの普及を進めていますが、電子取引データを扱うことになるため改正電子帳簿保存法による保存が必要になります。

このような状況のため、電子取引データを適切に取り扱うためのシステム基盤を早期に整えて事業のDX推進に繋げていくことが、改正電子帳簿保存法への対応で重要なことになります。

2022年6月1日

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