RPAの苦手を克服 ~作業の自動化から業務の自動化へ~

ITの戦略的活用が企業の成長や生き残りを左右するといわれるなか、少ない人数で生産力を高める手段として「RPA(Robotic Process Automation:ロボットによる業務自動化)」が注目を集めています。

ただ、RPAを現場に導入することによる課題も少しずつ耳にする機会が増えてきました。今回は、そんなRPAの特徴を振り返り、改めて得意なこと苦手なことを整理し、課題と対策について考えてみたいと思います。


RPAがもたらす3つの効果

RPAは業務の効率化や働き方改革の施策として、業種を問わず多くの企業や団体で導入が進んでおり、ヒトの手作業を劇的なスピードで正確にこなしてくれるので、「コスト削減」「生産性向上」「労働効率の最大化」に大きな効果を発揮しています。

「コスト削減」では世間一般で認識されているとおり、手作業の自動化による人件費の削減があげられます。削減した人件費は必要な投資にまわしたり、よりバリューの高い業務に人材を投入したり、より利益を生み出す効果も期待できます。

「生産性向上」では24時間365日休むことなく働き続けてくれる生産性に加えて、ルーティンワークにおけるヒューマンエラーがなくなり、トラブル発生時に関係者を含めたリカバリーやフォローといった非生産的な時間拘束から解放されます。これは特に現場でも喜ばれる点です。

「労働効率の最大化」では日々の事務作業をRPAに引き取らせることで、ヒトはヒトにしかできない作業に集中することができます。つまり企業にとっては、より売上を上げる、より利益を上げる作業に従業員が奔走できるようになります。


RPAの課題とは?

では、このように活躍の場を広げるRPAに課題なんてあるのでしょうか?

実は、RPAは複雑な条件判断を必要とするオペレーションは少し苦手なところがあります。

RPAは単純な業務を簡単に構築できるのが得意な反面、条件判断が複雑な業務だとRPAの分岐ロジックが迷路のようになり、開発コストも含めた構築のハードルが一気に上がってしまいます。また、構築後のメンテナンスコストも高くなります。そのため、RPAは定型業務のなかでも条件判断が比較的シンプルな業務にしか導入できていなかったり、業務の自動化というより局所的な作業の自動化に留まってるケースが見受けられます。

もちろん、条件判断がシンプルな業務だけでもRPA導入によるメリットは高いですし、RPA導入の初期段階としては充分とするIT部門の担当者さんも居らっしゃると思います。しかしながら、『定型業務なのに自動化できない業務』こそが、真にコストを削減したい業務であったり、人的リソースを解放したい業務であったりすることが多く、次の段階ではこの課題解決に迫られることが想定されます。


では、この課題に対してどのような考え方が有効な手段なのでしょうか?次で説明していきたいと思います。


『アクションの自動化』と『判断の自動化』を分けて考える

定型業務なのに自動化できない業務の例として、上長による従業員の勤怠チェック業務を考えてみましょう。

【定型業務】
  • 上長は毎月末に部下の勤怠チェックを行い、問題なければ承認する。
    • ①人事システムより、30名分の勤務データを取得する
    • ②各従業員の勤務状況について、以下の項目をチェックする
      • 出退勤タイムカードの打刻漏れチェック
      • 稼働時間の超過チェック
      • 有休取得日数の超過チェック
    • ③チェックNGの従業員とNG理由をExcelファイルに出力する

このようにシンプルな業務であればRPAによる自動化はお手の物、上長の定型業務負荷は大きく削減することができるでしょう。


しかし、働き方改革を推進する人事部より、新たなチェック項目が追加されることになりました。

【②のチェック内容が追加】
  • 働き方改革の一環として、以下のチェック項目を追加します。また、今年度は施行段階のため、チェック内容は毎月見直しを行います。
    • 連続出勤日数が8日の場合、当月中に振替休日を1日取得すること
    • 連続出勤日数が9日以上の場合、当月中に振替休日を2日以上取得した上、残り分の取得予定日が記入されていること
    • 前日の退勤時間から当日の出勤時間までのインターバルが6時間未満の場合、翌日半休を取得していること

この追加チェックをRPAでも頑張れば実現することはできますが、RPAにおける判断ロジック実装は判断分岐用のノードを入れて条件分岐(AND,OR,NOT)を順番(多階層)に判断する仕組みとなるため、設定が複雑となる上に可読性も悪く、メンテナンスコストが高いロボットが作成されてしまう事例が散見されます。


このように、程度にもよりますがRPAは複雑な判断業務には向いていないため、本来の得意分野であるアクションの自動化(手作業やPC作業の自動化)に専念させるのが望ましい形です。

では、複雑な判断条件はどのような形が望ましいのか?あらゆる道具には目的と用途が定められてるように、判断の自動化(複雑な条件分岐の自動化)はビジネスルールの管理を専門分野とする『BRMS:Business Rule Management System』(※)で補完する形こそ、定型業務全体の自動化を効率的に推進する有効な手段だと考えます。


※ビジネスルールを定義・実行・管理するためのソフトウェア


RPA + BRMSによる業務の自動化

単純オペレーションはRPAで自動化し、複雑な条件判断(ルール)はBRMSで管理する。お互いの専門性を最大限に活かすことにより、低コスト構造の業務自動化を実現することができます。

RPAの実運用が進むとともに、さまざまな条件判断を作りこまなければならない壁に突き当たります。この壁を乗り越える手段としてBRMS(ビジネスルール管理システム)が注目されています。検討資料をぜひご一読ください。

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