EDIとは？基本からメリットまで徹底解説

現代のビジネスにおいて、取引のデジタル化は不可欠です。その中でも、特に注目されているのが「EDI」です。この記事では、EDIの基本的な仕組みや利用分野、導入するメリット、そして効率的な運用方法について詳しく解説します。

EDIとは

EDIとは

EDI（Electronic Data Interchange）とは、企業間での商取引に関するデータを電子的に交換する仕組みを指します。従来の紙ベースの受発注や請求書のやり取りを電子化することで、業務の効率化を図ることができます。

EDIの目的

EDIを導入する目的は、業務の自動化・迅速化を実現し、企業間の取引をよりスムーズに行うことです。これにより、人為的ミスの削減、コスト削減、取引データの正確性が期待できます。また、企業間のデータ連携を強化することで、サプライチェーンの最適化や新たなビジネス機会の創出につながります。

EDIの基本

企業間のデータ連携

企業間の取引では、契約書、発注書、受注書、納品書、請求書など、多くの帳票がやり取りされます。これらの帳票は今でもメールやFAX、郵送などで送付されることが多いです。しかし、送付方法によって保管方法が異なり、取引情報の一元管理が難しくなるという課題があります。

EDIを導入することで、インターネットを活用し、取引情報のやり取りを自動化できます。これにより、帳票類のデータを統一フォーマットで一括管理できるため、検索性が向上し、業務の効率化につながります。

EDIの種類

EDIには大きく3つの種類に分かれます。

個別EDI

取引先ごとにデータ交換の景色やフォーマットを設定する方式です。取引先に合わせて運用ルールを決めることができますが、取引先ごとに専用のシステムを用意するため、取引先が増えると運用が複雑になります。

標準EDI

EDIには業界ごとに標準規格が存在します。代表的なものに「全銀EDI（銀行業界）」「流通BMS（流通業界）」「JPCA-BP（石油化学業界）」などがあります。これらの標準規格を活用することで、企業間のシステム連携の負担を軽減できます。

業界ごとに標準EDIが定められているため、業界を横断的に取引している企業にとっては、業界ごとの標準規格を使用しなければならない課題があります。

業界VAN

特定の業界や業種に特化した方式です。業界ごとに異なる取引先やビジネスプロセスに対応するため、業界特有の標準フォーマットやプロトコルを使用します。

EDIの5つの通信方法（プロトコル）

EDIで使用される通信方法やツールには、いくつかの選択肢があります。主に以下のようなものが使われています。

1. 全銀協標準通信プロトコル（TCP/IP手順・広域IP網）
   全銀協標準通信プロトコルは、全国銀行協会が策定した通信プロトコルです。
   
   CP/IPを基盤とし、広域IP網を利用して、金融機関間での安全なデータ交換を実現します。このプロトコルを用いることで、迅速かつ効率的な業務処理が可能になります。
2. SFTP（Secure File Transfer Protocol）
   SFTPは、ファイル転送プロトコルの1つで、データ転送時に暗号化を行います。これにより、EDIデータを安全に取引先間で交換でき、特にセキュリティが重視される業界や大容量データの送信に適しています。シンプルな実装と高い安全性が特徴です。
3. JX手順
   JX手順は、日本独自の通信プロトコルで、従来まで使われていたJCA手順の後継プロトコルになります。主に流通業や小売業で利用されているプロトコルです。
   
   JCA手順は電話回線を利用していましたが、JX手順はインターネット回線を利用しているため高速なやり取りが可能です。
4. E ebXML MS（ebXML Messaging Service）
   ebXML MSは、国連のEDI標準機関「UN/CEFACT」とWebサービス標準化組織「OASIS」によって策定された通信プロトコルです。
   
   アジアを中心に利用されているプロトコルで、日本で流通業界や医療機器業界で利用されています。
5. EDIINT AS2
   EDIINT AS2は、インターネット技術の標準団体「IETF」によって策定された通信プロトコルです。「HTTP」と「MIME」をベースにデータの暗号化とデジタル署名を使用してデータ交換します。小売業や製造業をはじめとした多くの業界で広く利用されています。

これらの通信方法は、企業のニーズや業界によって使い分けられ、効率的なデータ交換を実現しています。

これらのツールやプロトコルを適切に選ぶことで、EDIをより効率的かつ安全に運用することができます。

EDIに向いているビジネス

EDIは、特に以下のようなビジネスモデルに適しています。

• 少品種大量生産の業界（製造業など）
  • 一定のルールに従った定型的な取引が多く、データの自動処理がしやすい。
• 頻繁に取引が発生する業界（小売業・物流業など）
  • 取引件数が多いため、手作業では処理しきれない。
  • 在庫管理や配送管理をリアルタイムで行う必要がある。
• 取引の正確性が求められる業界（金融業・医療業界など）
  • 取引情報の正確性が重要で、データの一元管理が求められる。
  • ミスが許されない業務において、EDIによる自動化が有効。
    
    

EDI導入効果

業務の効率化と迅速化

EDIを導入することで、企業間でのデータ交換が自動化され、業務プロセスが大幅に効率化されます。特に、手動で行われていたデータの入力や確認作業が不要になり、人的ミスが削減されます。以下のような具体的な効率化が実現できます。

• 注文から納品までの処理時間の短縮 これまでの方法では、注文書の作成や送付、確認、そして納品書の発行といった一連の作業に時間がかかり、場合によっては手作業の遅れやエラーが発生します。しかし、EDIを活用すれば、注文から納品までのプロセスをリアルタイムで電子的に処理でき、数時間で完了することが可能になります。
• 業務フローの自動化 注文書、請求書、納品書などを自動で生成し、取引先に送信します。また、受信したデータも自動で自社のシステムに取り込むことができるため、手動入力作業や確認作業の必要がなくなります。この自動化によって、業務の負担が大きく軽減できます。

BCP対策 :

災害やシステム障害が発生しても業務を継続しやすくなります。紙の帳票が不要になり、デジタルデータを活用することで、リモート環境でも取引が可能です。また、自動バックアップやデータの分散管理により、障害が起きても素早く復旧できます。これにより、取引の安定性を保ち、事業の中断リスクを減らせます。

環境への配慮

EDIの導入は、環境への配慮にも貢献します。特に、以下のような点でエコフレンドリーな要素があります。

• 紙の使用削減 EDIを導入することで、紙の使用量を大幅に削減することができます。これにより、環境負荷が低減し、企業の社会的責任（CSR）の一環としても評価されます。
• 輸送の効率化 紙の書類を郵送する際には、輸送にかかるエネルギーや資源も消費されます。EDIを導入することで、書類の輸送が不要となり、輸送に伴うCO2排出量を減らすことができます。

EDI導入の課題

初期導入のハードルが高い

EDIシステムの導入には、ソフトウェアやハードウェアの購入、システムの構築に必要なコンサルティング費用、従業員のトレーニングなど、さまざまなコストが発生します。

また導入の際に取引先との連携が必要になります。取引先がEDIに対応していない場合や、EDIシステムを導入していない場合、その取引先とのデータ交換を行うために新たにインフラを整える必要が生じることがあります。インフラが整っていても取引先によっては、異なるEDIフォーマットを使用していることもあり、互換性の問題が発生する可能性もあります。

セキュリティとプライバシーの確保

EDIシステムは、企業間での取引に関する重要なデータを扱います。そのため、セキュリティやプライバシーに関するリスクは避けられません。データがネットワークを通じて送受信されるため、外部からの攻撃によるデータの漏洩、改ざんといったセキュリティ上の脅威に対して、十分な対策を講じる必要があります。

運用コストとメンテナンスコスト

EDIシステムを導入した後も、システムの運用とメンテナンスが続きます。特に、ソフトウェアのアップデートやシステム障害の対応、新たな取引先との接続設定など、継続的に管理しなければならない業務が発生します。これには専任のスタッフが必要であり、運用が軌道に乗るまでには一定の時間とコストがかかります。

EDIの活用分野

EDIは、さまざまな業界で活用されており、特にビジネスの効率化やコスト削減を実現するために広く利用されています。EDIを導入することで、情報の交換が迅速かつ正確に行えるため、特に取引先とのやり取りが多い業界で効果を発揮します。ここでは、EDIが活用されている主な分野をいくつか紹介します。

製造業

製造業では、サプライチェーン全体の効率化が求められます。部品の調達から製品の納品に至るまで、多くの取引が行われるため、EDIは重要な役割を果たしています。特に、以下のようなシーンでEDIが活用されています。

• 部品調達と在庫管理 製造業では、部品供給業者と定期的に発注や納品のやり取りが発生します。EDIを活用することで、発注書や納品書、請求書などを手作業で入力する必要がなくなり、誤入力やミスを減らし、取引が迅速に行われます。また、在庫管理がリアルタイムで更新されるため、部品の欠品や過剰在庫を防ぎ、効率的な生産計画が立てやすくなります。
• 生産計画の調整 生産計画を決定する際には、複数の取引先との情報共有が欠かせません。EDIを使って各取引先とスムーズに情報を交換できるため、計画通りに部品が供給され、生産が滞ることなく進行します。

物流業

物流業界では、配送業務に関する情報を迅速にやり取りする必要があり、EDIが大きな効果を発揮します。物流におけるEDI活用例は以下の通りです。

• 配送指示と配送状況の管理 配送指示書や配送スケジュール、荷物の追跡情報などをEDIで交換することで、リアルタイムで物流状況を把握できます。これにより、配送の遅延や誤配を減らし、顧客へのサービスを向上させることができます。
• 倉庫管理の最適化 倉庫での在庫状況や出荷指示をEDIで自動化することで、手作業での確認作業が削減され、在庫の過不足や注文ミスが減ります。これにより、在庫管理が効率化し、物流コストの削減につながります。

小売業

小売業では、商品発注から販売に至るまで、膨大な取引が行われます。EDIを活用することで、取引先との発注や納品のやり取りがスムーズになり、業務の効率化が図れます。具体的な活用シーンとしては以下のようなものがあります。

• 在庫管理と発注業務の自動化 小売業では、商品の在庫が少なくなった場合に自動的に発注がかかる仕組みが求められます。EDIを使うことで、在庫情報がリアルタイムで更新され、商品の発注を自動化できます。これにより、欠品や過剰在庫を防ぎ、売上機会を最大化することができます。
• 仕入れ業務と納品書の管理 小売業における仕入れ業務では、納品書や請求書、支払い情報などをEDIで交換することにより、書類の管理が効率化され、手作業の負担が軽減されます。また、取引先との間でデータの不一致を防ぐことができ、経理業務のミスも減少します。

金融業

金融業界でもEDIは重要な役割を果たしています。特に、銀行間の決済や顧客とのやり取りにおいて、EDIは業務の効率化と正確性の向上を実現します。例えば以下のような活用方法があります。

• 決済情報の交換 銀行間での決済情報のやり取りや、企業と銀行間での支払い指示をEDIで行うことで、迅速で正確な決済が可能になります。また、エラーや重複した取引を防ぎ、取引先との信頼関係を構築します。
• 顧客データの管理と処理 顧客との間で行われる口座開設、ローンの契約、口座情報の変更などの手続きもEDIを通じて処理することができます。これにより、顧客情報が迅速に更新され、金融機関が提供するサービスの質が向上します。

医療業界

医療業界でも、EDIの導入が進んでいます。特に医薬品の供給や患者情報の管理において、EDIは非常に有効です。

• 医薬品の発注と供給 医療機関は、多くの医薬品を調達する必要があります。EDIを使用することで、薬局や製薬会社と迅速かつ正確に取引が行われ、納品ミスや遅延を防ぐことができます。また、在庫情報をリアルタイムで把握できるため、薬剤の欠品や過剰在庫を防ぐことができます。
• 患者情報の共有と管理 病院間で患者の診療履歴や検査結果を共有する際にもEDIが活用されています。これにより、患者の診療情報が正確かつ迅速に伝達され、医療サービスの質が向上します。

公共機関と行政

公共機関や行政でも、EDIは効率的なデータ交換の手段として利用されています。特に、税務関連や公共事業に関する書類の管理に役立っています。

• 税務申告と支払い 企業が税務申告を行う際、EDIを通じて税務署に必要な情報を送信します。これにより、申告内容の正確性が担保され、申告業務が効率化されます。
• 公共事業の入札と契約管理 公共事業において、企業と行政機関との間で行われる入札情報や契約書類の交換にもEDIが活用されています。これにより、手続きが迅速になり、契約内容の管理が容易になります。

EDIはこれらの業界を含む多くの分野で広く活用されており、その効果を実感している企業が増えています。EDIを導入することで、取引先との間でのスムーズなデータ交換が可能になり、業務効率化、コスト削減、ヒューマンエラーの防止などのメリットを享受することができます。

導入のためのポイント

EDIの導入には、事前準備が欠かせません。ノウハウをしっかりと学び、取引先と調整しながらテストを行うことで、スムーズな導入が可能になります。これらのポイントを押さえ、効率的なEDI運用を目指しましょう。

導入ノウハウの獲得

EDIの導入にあたっては、まず「個別EDI」「標準EDI」「業界VAN」といった種類ごとの特徴を理解することが重要です。それぞれのEDIには異なるメリットや運用方法があるため、自社に最適な方式を選定する必要があります。また、導入に関する技術的な知識や運用ルールを把握するために、専門家のアドバイスを受けたり、セミナー・研修を活用したりすると良いでしょう。

取引先との調整

EDIは単独で運用するものではなく、取引先とのデータ連携が前提となります。そのため、導入前に取引先と十分な調整を行うことが不可欠です。特に「個別EDI」の場合は、各取引先ごとにシステムの仕様が異なるため、接続テストやデータフォーマットのすり合わせが必要です。「標準EDI」や「業界VAN」を利用する場合でも、運用ルールや通信環境を事前に確認し、スムーズな接続が可能かどうかをチェックしておきましょう。

データ観点のテスト

EDIの導入後にトラブルを防ぐためには、データの整合性を確認するテストが重要です。「個別EDI」では、各取引先ごとにデータフォーマットが異なるため、送受信のテストを細かく行う必要があります。「標準EDI」や「業界VAN」を利用する場合でも、フォーマットの相違や通信エラーが発生しないか事前に検証することが求められます。テストフェーズでは、実際の取引データを用いた試験運用を行い、エラーや不具合がないかを確認しましょう。

EDI運用の勘所

EDIを運用する際は、以下の4点を考慮していきます。

保守性 : 安定したEDIのためのアーキテクチャ

標準化されたメッセージ形式と柔軟なトランスレーターを用い、セキュリティを確保した通信プロトコルとインターフェースを備え、モジュール化された設計によりアップデートやトラブルシューティングを容易にすることで、安定したデータ交換とシステム維持を可能にします。

運用体制 : 持続可能な体制と要員教育

EDIシステムは長期間の運用が前提となるため、担当者が交代してもスムーズに引き継げるよう、マニュアルの整備や教育プログラムの準備、適切なコストで学習できる環境作りが重要であり、さらにシステム管理やトラブル対応を行う担当者が必要なため、組織内で適切な体制を維持し、定期的に教育を行うことで安定した運用が可能となるが、もし組織内で体制を整えることが難しい場合には、Sierなどへのアウトソーシングの導入を検討する必要があります。

リカバリ性 : 再送などがしやすい仕組み

EDIは取引データを確実にやり取りすることが求められるため、データの誤送信やシステム障害が発生した際に迅速に対応できる仕組みが必要です。再送機能やエラーログの管理、障害時の復旧手順を整備しておくことが大切です。

監査 : アクセスログはもちろん、イレギュラーな対応もきちんと記録される仕組み

EDIの運用では、取引データの正確性を担保するために、アクセスログや操作履歴の管理が求められます。特にトラブル対応時の手動処理や特例対応についても、記録を残すことで、後の監査対応やトラブルシューティングが容易になります。

EDIとアウトソース

EDIを自社で運用する場合、システムの維持管理やトラブル対応の負担が大きくなることがあります。そこで、EDIの運用を外部に委託する「アウトソース」という選択肢があります。アウトソースを活用することで、運用コストの削減や要員確保の負担軽減、セキュリティ強化など、多くのメリットを享受できます。

機能以外で提供されるもの

EDIのアウトソースでは、単にシステムの提供だけでなく、運用支援や監視、障害対応、アップデート対応などの付加価値サービスが含まれることが多いです。これにより、自社の負担を軽減し、安定した運用が可能になります。

メリット : コスト、要員維持、拡張性、セキュリティ、コスト平準化

アウトソースすることで、初期導入コストの削減や運用コストの平準化が可能になります。また、専門ベンダーが管理するため、要員の維持や教育の負担を軽減し、最新のセキュリティ対策を適用しやすくなるメリットもあります。さらに、企業の成長や取引先の変化に応じた拡張性も確保できます。

解決される課題

EDIの運用では、専門知識を持った担当者の確保、システムのメンテナンス、障害対応などが課題となります。アウトソースを活用することで、これらの課題を解決し、より効率的な業務運用が可能になります。

アウトソース化で検討すること

業務Fit&Gap : 標準の範囲と自社業務との一致性

アウトソースする際には、提供されるサービスが自社の業務要件とどれだけ一致しているかを確認する必要があります。標準機能で対応できるのか、追加開発が必要かを把握し、適切な選択を行いましょう。

コスト検討

アウトソースのコストは、導入費用・月額費用・追加機能の費用など多岐にわたります。短期的なコスト削減だけでなく、長期的な運用コストの視点も考慮し、最適なプランを選びましょう。

運用検討

アウトソースを活用する場合、日々の運用フローや障害発生時の対応フローを明確にすることが重要です。どこまでを自社で対応し、どこからを外部に委託するのかを整理し、スムーズな運用を実現しましょう。

法的要件

EDIを導入・運用するにあたり、法的要件を満たすことは不可欠です。電子取引には、適切なデータ管理や保存義務が求められ、各種法律への対応が必要になります。具体的には、電子帳簿保存法、商法・会社法、個人情報保護法、業界ごとのガイドラインなどが関係してきます。

EDIを適切に運用するためには、取引先との契約内容を明確にし、データの保存期間や改ざん防止の措置を講じることが重要です。また、国や地域によって異なる規制が適用されるため、海外との取引を行う場合は国際的な法規制にも注意が必要です。

まとめ

EDIの導入と運用には、多くのポイントを押さえる必要があります。まず、自社の業務に適したEDIの種類を選定し、導入プロセスを適切に進めることが重要です。その際、取引先との調整やデータのテストを入念に行い、スムーズな移行を目指しましょう。

また、EDIの運用では、保守体制の確立や要員の教育、リカバリ対応の仕組みを整えることが求められます。さらに、アウトソースの活用により、コスト削減や運用負担の軽減を図ることも可能です。

オージス総研のEDIサービス

EDIの機能はパッケージを導入すれば容易に調達できます。

しかし、実際に業務に貢献するよう運用し続けたり、業務ニーズに変化に対応していくのは容易ではありません。導入ではなく運用に着目していく必要があります。

オージス総研の提供するeCubenetサービスは、EDI機能だけでなく運用サポートも提供することで業務に貢献するEDIサービスです。