事務作業を効率化。「APIを活用したファイル送信の自動化」

「事務作業」は、業種に関係なく企業を支える重要な業務であり、書類作成やファイル整理、電話応対といった業務全般を言います。ルーティンワークが多い作業もあり、作業方法を見直すことで効率化が見込めるため、ツールや機能拡張なども活用しながら取り組むことをお勧めします。

ファイル転送サービスの活用

大容量ファイルのやりとりや情報漏洩リスク軽減のために、ファイル転送サービスを活用している企業も多いかと思います。
今回のコラムでは、取引先や外注先にファイルを送る際に、より効率的にファイル送信を行う「APIを活用したファイル送信の自動化」について解説いたします。

手作業によるファイル送信のデメリット

1.作業の非効率

手作業によるファイル送信は、ファイルを見つける、選択する、アップロードする、送信するなどの手順が必要です。 複数社にファイル送信が必要な場合は、作業に膨大な時間を要します。

2.人為ミスのリスク

ファイルを間違った人に送信する、間違ったファイルを送信する、などの人為ミスが起こる可能性があります。

3.セキュリティのリスク

ファイル送信の方法によっては、ファイルが暗号化されずに、第三者に盗聴されたり（盗み見られる）、共有時に漏洩する可能性があります。

ファイル送信の自動化によるメリット

1.時間と労力の節約

何度もファイルを送らなければいけない場合、ファイル送信を自動化することで、業務負荷の軽減や作業時間を節約することができます。

2.人為ミスの削減

ファイル送信を自動化することで、ファイル送信の作業時の正確性が向上し、人為ミスを減らすことができます。

3.柔軟性と拡張性

APIなどの機能拡張を利用することで、ファイル送信システムから、 複数のファイルやフォルダを一度に送信することができます。また、処理するファイルの種類や送信先を簡単に変更することもできます。
※API（Application Programming Interface）とは、ソフトウェアやプログラム、Webサービスの間をつなぐインターフェースのことです。

4.スケジュール管理

あらかじめスケジュールを設定することで、特定の日時や頻度で定期的に ファイル送信を自動的に行うことができます。

ファイル送信自動化の活用例

1. 基幹システムから帳票を定時送信する業務を自動化

出力した帳票データを手作業で取引先へファイル送信していた作業を、指定した時間に 帳票データの出力とともにファイル送信自動化APIを呼び出し、取引先へファイルを自動的に送信することができます。

2. 複数のお客様への個別レポート送信を自動化

お客様ごとにファイル送信を行っていた作業を、送付リストのCSVを読み込んでファイル送信自動化APIを呼び出すことで、1回の作業で複数のお客様宛にファイルを自動送付することができます。

ファイル転送サービス　オフィス宅ふぁいる便

オフィス宅ふぁいる便は、Daigasグループのオージス総研が提供する「安全な大容量ファイル転送サービス」です。オフィス宅ふぁいる便なら、安心・安全・簡単に10GBまでのファイル送受信が可能です。

APIを活用したファイル送信の自動化

ファイル送信の自動化を可能にする「ファイル送信API機能」は、オフィス宅ふぁいる便が提供するAPIを利用することで、何度も同じ画面操作をしてファイルを送る作業を省くことができます。例えば、複数の送付先に一括でファイル送付することや取引先への定期的なファイル送付することを、人手を介さず行うことができるようになります。 ※APIを使用した自動化の仕組みはお客様にて別途構築が必要です。

ファイル送信API機能について
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