属人化を解消して業務効率化を実現する具体的ステップ | 原因・対策・再発防止まで

日々の業務で、「あの作業は〇〇さんしかできない」「引き継ぎがうまくいかない」といった悩みはありませんか？
こうした状況は属人化と呼ばれ、担当者が変わるたびにミスや手戻りが発生し、チーム全体のパフォーマンスを下げる大きな原因になります。

属人化を放置すると、急な退職や異動にも対応できず、業務が止まってしまうリスクもあります。
一方で、属人化を解消すれば、誰でも同じ品質で業務を進められ、チームの生産性や引き継ぎのスムーズさが格段に向上します。

この記事では、現場でよく起こる属人化のパターンとその原因、そして実際にどうすれば解消できるのかを解説します。

属人化はなぜ起こるのか

チームや現場で属人化が起きるのは、決して珍しいことではありません。むしろ「いつの間にか起きていた」というケースがほとんどです。ここでは、属人化が生まれる主な理由を現場目線で整理します。

属人化の原因は、このように「人の意識」と「業務の仕組み」の両方にあります。どちらか一方を改善するだけでは不十分で、チーム全体で取り組むことが解消のポイントです。

属人化が引き起こす主な状況

属人化が進むと、チームや現場で以下のようなさまざまな問題が起きやすくなります。

属人化の影響は、業務効率だけでなくチームの働きやすさや組織の安定性にも直結します。
「この状況を放置すると、後で取り返しがつかなくなる」と感じたら、早めに対策を進めることが重要です。

属人化解消の取り組み方

属人化を解消するには、単にマニュアルを作るだけでは不十分です。現場で実際に業務を改善しながら、継続的に標準化していくことがポイントです。ここでは、現場で取り組みやすいステップを紹介します。

業務可視化のために現状を洗い出す

まずは、チームの業務内容をしっかりと把握することから始めます。

このステップで、属人化している作業や非効率な手順を発見しやすくなります。

業務フロー図やマニュアルなど可視化したドキュメントを作成する

洗い出した業務を基に、誰でも同じ手順で作業できるようにドキュメント化します。

こうしたドキュメントが整備されると、引き継ぎや作業分担がスムーズになり、属人化のリスクを減らせます。

業務範囲を見直す

次に、特定の人に集中している業務を複数人で対応できるように調整します。

業務のあるべき姿（To-Be）を可視化し、PDCAサイクルで改善する

属人化解消は一度の取り組みで終わらせず、継続的に改善することが大切です。

属人化防止のための教育とトレーニング

最後に、教育やトレーニングでチーム全体のスキルと意識を高めます。

属人化を防ぐための環境整備とツール活用

属人化を解消した後も、業務の標準化や知識共有を定着させるためには、環境や仕組みを整えることが重要です。

属人化を防ぎ、業務効率化を実現するために

属人化を解消する取り組みは、一度やっただけでは完結しません。現場で日々実践しながら改善を続けることがポイントです。

業務可視化セミナーで属人化解消をサポート

属人化を防ぎ、業務効率化を進めるためには、実践的なサポートがあるとさらに効果的です。
オージス総研では、属人化解消につながる業務可視化セミナーを実施しています。

業務フロー図やマニュアルの作成、共有化の仕組みづくりに加え、セミナーで学んだ知識を現場で実践することで、属人化を防ぎつつ、チーム全体の生産性や働きやすさを高めることができます。

考え方編

描き方編

業務可視化セミナーを通して、業務可視化を行う目的や発見できる課題を理解いただけます。また「描き方編」では業務フローの作成を通して可視化していく手順を学ぶことができます。

2025年1月15日公開
2025年11月19日更新

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