業務フロー図を作成する前に準備すべきこと、活用される業務フロー図の作り方について解説

業務フロー図を作成する前に準備すべきこと

業務の全体像を把握しておく

抜け漏れなく業務フロー図を作成するために、業務の全体像を把握する必要があります。部署ごとの業務がどのようにつながっているのか、どの部署が関与しているのかを整理しておくことで、抜け漏れなく作成することができます。
業務が複数部署にまたがっている場合は、誰が担当しているか把握し、ヒアリングや観察を行うことが有効です。

業務担当者から情報収集する

実際に業務を行っている担当者にヒアリングを行い、作業内容や業務の流れを確認します。
とくに、属人化している業務や暗黙知となっているプロセスは、実際に作業している担当者に聞かないとわからないことがあります。
作業内容や業務の流れだけでなく、例外処理があるのか、課題があるのかヒアリングしておくことも重要です。

操作しやすい業務フロー図作成ツールを選ぶ

業務フロー図を作成できるツールに、VisioやLucidchartなどがあります。はじめて触るツールだと、操作が難しく作成に時間がかかってしまいます。

また、有償のツールを導入すると、業務フロー図を編集する人の数だけのライセンスが必要になります。

Excelのような使い慣れたツールや直感的に操作しやすいツールを選ぶことで、更新しやすくなります。

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活用される業務フロー図の作り方

まずは大まかなフローを作成する

はじめから細かい業務フロー図を作ろうとすると、作業が進みにくくなります。まずは主要なプロセスを簡潔にまとめて、その後必要に応じて詳細を追加していくとスムーズに作成できます。
誰が見てもわかりやすいことが重要なので、シンプルな構成からはじめるようにします。

関係者と確認しながらフロー図を作成する

業務フロー図は、実際に業務を担当する人や管理者に確認しながら作ることが重要です。関係者の意見を取り入れることで、現場の実態に即したものが作れます。
また、事前に関係者を巻き込んでおくことで活用されやすくなります。

表記ルールを決める

業務フロー図にはさまざまな表記方法がありますが、統一したルールを決めておかないと、他の人が見たときに理解しにくくなります。「開始は〇」「処理は□」「判断は◇」など、記号の使い方を統一することで、可読性が向上します。

例外は別の資料に記載する

業務の中には例外処理が含まれることがあります。例外処理の全てを業務フロー図に記載すると複雑になってしまいます。
主要な流れをシンプルにし、例外処理は別の補足資料としてまとめると、わかりやすくなります。

定期的に見直す

業務フロー図は一度作成したら終わりではなく、定期的に見直し改善の余地がないか検討することが重要です。半年～1年に一度見直しの機会を設け、実際の業務と乖離がでていないか、関係者にヒアリングします。改善の余地があれば見直し、修正します。

まとめ

業務フロー図を作成する際は、事前に目的や範囲を明確にし、業務の全体像を把握しておくことが重要です。また、関係者と協力しながら、わかりやすく、更新しやすい形で作成することで、実際に活用される業務フロー図になります。

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2025年4月8日公開

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