メール誤送信対策～BRMSによる独自ルールの自動チェック機能構築～

メール誤送信のリスク

メールの誤送信は、企業にとって情報漏洩など大きなリスクを伴います。誤って送信されたメールが原因で、社会的信用の失墜だけでなく取引の停止に発展することもあります。このような問題を防ぐために、企業はさまざまな対策を講じていますが、従来の方法では限界があります。

メール誤送信対策の問題点

メール誤送信を防ぐための対策は多岐にわたり、メールチェックを行うツールの導入、確認フローや社員教育などが行われています。しかし、それらが万全とは限らず、現場で運用する中で以下のような課題が生じることがあります。

まず、誤送信防止ツールを導入しても、人が最終確認をする限り「ヒューマンエラー」の可能性はゼロにはなりません。慣れによってチェックが形骸化し、ツールがただの通過点となってしまうこともあります。

また、確認作業や承認プロセスが増えることで、メール送信までのスピードが落ち、業務効率が下がるというデメリットもあります。これにより、「急ぎのメールなのに時間がかかって送れない」といった不満が現場から上がることも想定されます。

さらに、対策にはコストがかかる場合が多く、中小企業にとっては導入が大きな負担となることもあります。加えて、社員一人ひとりのセキュリティー意識やリテラシーには差があり、教育だけで意識の定着を図るのは容易ではありません。

運用ルールも複雑化しすぎると、かえって守られなくなり、誤送信リスクが逆に高まるという皮肉な結果を招くこともあります。

BRMS（ビジネスルール管理システム）導入による効果

ルールの随時更新により短期間での再発防止対策が可能に

ビジネスルールはサーバー側で一元管理されています。インシデントやヒヤリハットが発生した際には、即日でメールチェックのルールを追加することで、短期間での再発防止策の実施が可能となりました。メール送信のチェックルールは理解しやすい決定表の形式で定義されるため、実際のメールを作成・送信する業務部門とIT部門の間での認識共有にも役立ち、スムーズに作成、確認ができるようになりました。

メール誤送信防止のためのBRMS（ビジネスルール管理システム）導入は、企業のセキュリティー対策を強化する有効な手段です。パッケージ製品と組み合わせることで、よりシステマチックなチェックが可能となり、誤送信のリスクを低減することができます。
興味を持たれた方は、ぜひ詳細な資料をダウンロードしてご覧ください。

2025年8月18日公開
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